Welke impact heeft XML op factuurverwerkingssoftware?

Wat is een XML-schema?

Voordat we ingaan op de voordelen en praktische kant, eerst even kort wat het format precies inhoudt.

Waar staat XML voor? Welk format is het? En waar wordt XML voor gebruikt?

XML is gewoon de naam voor een bepaald format, net zoals jpeg voor afbeeldingen en doc voor documenten. XML staat voor Extensible Markup Language. Een XML-factuur bevat dezelfde informatie als een gewone factuur, zoals: btw-nummers, kostenplaatsen en inkoopordernummers. De huidige standaard voor XML is Universal Business Language (UBL), waarvan de versies 2.0 en 2.1 het meest gebruikt worden voor digitale factuurverwerking.

De impact van XML is dat je alle facturen in eenzelfde format ontvangt. Dan is het voor factuurverwerkingssoftware eenvoudiger om gegevens te herkennen. Daarmee is de factuurverwerking een stuk minder foutgevoelig en minder arbeidsintensief. Het grote voordeel hiervan is dat je zelfs touchless facturen kunt verwerken. Lees meer in deze Elari factuurverwerkingssoftware-blog.

Hoe open ik een XML-factuur (veilig)?

Een XML-bestand op zich is niet bepaald leesbaar voor mensen. Daarom leggen we hier uit hoe je 'm toch overzichtelijk kunt bekijken.

Met Excel, een kladblok of Elari?

Een XML-factuur kan er nogal overweldigend uitzien. Daarom raden we altijd aan om de PDF-weergave te gebruiken. Dan heb je geen Excel of kladblok nodig, al is het wel altijd mogelijk om de XML-weergave op deze manier te bekijken.

In Elari kunnen de XML-factuur en PDF-factuur naast elkaar bestaan en gekoppeld worden. Je kunt de leverancier eenvoudig vragen om de XML- en PDF-factuur in dezelfde mail te versturen. Dan kan Elari de PDF als visualisatie van de factuur gebruiken.

Elari biedt ook de mogelijkheid om XML-bestanden uit te lezen als de leverancier de PDF-factuur daarin heeft geïntegreerd (als een lange Base64-code). In dit geval is het niet nodig om de PDF-factuur als extra bijlage in de e-mail mee te sturen.

XML-facturen openen met of zonder extra beveiliging?

Je hebt voor het ontvangen van XML-facturen geen extra beveiliging zoals een digitale handtekening nodig. Voor de Belastingdienst is het voldoende als de herkomst van je facturen aantoonbaar authentiek is en de inhoud niet kan worden gewijzigd, iets wat je al waarborgt door facturen te ontvangen en verwerken via een betrouwbaar systeem zoals Elari. Deze regel is niet nieuw: sinds staatssecretaris De Jager dit in 2009 vastlegde, zijn facturen zonder digitale handtekening al toegestaan, en dat principe geldt nog steeds. Stuurt een leverancier jou een 'gewone' XML-factuur? Dan is dat dus helemaal prima.

Wat zijn de voordelen van XML-factuurverwerking?

Met papieren facturen komt er veel handmatig werk aan de factuurverwerking te pas. OCR-tekstherkenning voor PDF-bestanden kan hierbij helpen, maar kan nog steeds leiden tot herkenningsproblemen. Zonder soepel lopend gedigitaliseerd proces kun je geen stappen maken in automatisering. Met XML-facturen heb je deze problemen niet en maak je jouw proces toekomstbestendig.

De zeven belangrijkste voordelen van werken met XML-facturen zijn:

1. De informatie op een factuur kan volledig worden geïdentificeerd
2. Je ervaart 100% ordermatching
3. Het factuurverwerkingsproces is minder foutgevoelig
4. Het factuurverwerkingsproces is sneller en eenvoudiger, wat resulteert in snellere betalingen, een betere relatie met leveranciers en meer werkgeluk
5. Het factuurverwerkingsproces is efficiënter, waardoor je kosten bespaart
6. Het factuurverwerkingsproces is geschikt voor het toekomstbestendige PEPPOL-netwerk (in Nederland gereguleerd door de Nederlandse Peppolautoriteit, NPa)
7. Het factuurverwerkingsproces is papierloos en daarmee duurzamer dan traditionele handmatige factuurverwerking

XML-facturen ontvangen in Elari

Het ontvangen van XML-facturen gaat in Elari hetzelfde als het ontvangen van PDF-facturen. De XML-facturen worden gestuurd naar de Elari Postbus. Vanuit hier kun je ze via snelverwerken of via een handmatige verwerking doorzetten om te coderen. Hier hoef je dus zelf niets voor te doen.

Twijfel je of je leverancier al XML-facturen kan versturen? Vanuit de Elari Postbus kun je met één klik op 'Crediteur informeren' een verzoek sturen om over te stappen op XML. En levert een leverancier facturen structureel niet goed aan? Ook dan denken we graag mee: zo hebben we samen met leveranciers als Eneco en PostNL het proces al kunnen verbeteren.

Hoeveel positieve impact kan XML-facturatie hebben?

Onderwijsorganisatie Meerderweert verwerkt facturen voor vijftien verschillende locaties met uiteenlopende specialismen. Met 300 medewerkers en de verantwoordelijkheid voor het onderwijs van de volgende generaties, wil je zoveel mogelijk tijd aan het primaire proces besteden. Gelukkig kan Elari helpen tijd besparen voor randzaken, zodat ze efficiënter kunnen werken.

“Dankzij XML-facturen worden factuurgegevens automatisch in de juiste codeervelden geplaatst.”

Marrion de Win

Medewerker bij Meerderweert

"We schrijven leveranciers actief aan om ons XML-facturen te sturen. Dat levert mooie resultaten op. Het scheelt, omdat je tijd bespaart op controle en correcties. De factuurgegevens worden namelijk zonder fouten op de juiste plaats ingelezen en dat werkt erg prettig," vertelt Marrion de Win, medewerker bij Meerderweert. Lees verder in het volledige succesverhaal.