Bij Zorgbalans moesten er in twee maanden tijd tweehonderd slimme betaalpassen verspreid worden. Dat was een uitdaging, maar hieronder lees je hoe dat precies gelukt is. Samen met Zorgbalans zorgden we namelijk succesvol voor een vlekkeloze overstap van hun oude leverancier naar nieuwe passen.
Zorgbalans kiest voor slimme betaalpassen voor medewerkers
Een samenloop van omstandigheden heeft ertoe geleid dat Zorgbalans jaren geleden is gestart met slimme betaalpassen. Vanuit de treasury commissie kregen zij de opdracht om het kasverkeer sterk te verminderen. In dezelfde periode waren ze bezig met een opsplitsing van de buurtteams. Van 6 grote buurtteams gingen zij naar 45 kleine. Een van deze teams en een aantal intramurale teams hadden belangstelling voor een pinpas. Dit bleek een schot in de roos.
"In de tijd dat wij aan de slag gingen met prepaid-passen, waren er weinig spelers op de markt," vertelt Wim Janssen, toenmalige manager administratieve diensten bij Zorgbalans. "We kozen voor Multi Service Prepaid Solutions en hebben jaren met hun bankpassen gewerkt. Het project was zo'n succes, dat de Raad van Bestuur direct is ingeschakeld toen we te horen kregen dat Multi Service zou stoppen en wij op zoek moesten naar een nieuwe leverancier."
Veelbelovende oplossing
Deze zoektocht verliep vrij simpel, omdat Zorgbalans het traject al eerder doorlopen had. "Er waren natuurlijk al een aantal aanbieders over de vloer geweest, die kregen alsnog een kans. Daarnaast had Multi Service een leverancier aangegeven die hun diensten kon overnemen. En toevallig was mijn collega kort daarvoor naar een inspiratiesessie van een nieuwe bankpartner en Elari geweest. Er was nog geen product, maar wat eraan zat te komen, klonk heel goed."
"Als je minder tijd besteedt aan de administratie, heb je meer tijd over voor de zorg."
Wim Janssen, Toenmalige manager administratieve diensten bij Zorgbalans
De distributie van 200 passen
Ook voor het volledige Purchase to Pay-proces en de nog bestaande kasadministratie maakt Zorgbalans gebruik van Elari. Toch was de keuze voor Elari deze keer niet zo vanzelfsprekend. "Er was geen gebrek aan vertrouwen in Elari, maar nu kregen we ook te maken met een nieuwe bankpartner, voor ons onbekend. Uiteindelijk heb ik een business case gemaakt voor drie verschillende aanbieders, waaronder ook Elari in combinatie met deze bankpartner."
Kostentechnisch pakte Elari goed uit, maar Wim moest de Raad van Bestuur alsnog overtuigen om voldoende vertrouwen te krijgen in het IT-bedrijf met een banklicentie. "Enerzijds zijn wij dit traject ingegaan vanuit vertrouwen en partnership. Wij zien Elari als een betrouwbare leverancier die meedenkt met de klant. Anderzijds was het ook een kwestie van ondernemerschap; het lef hebben om aan een project aan te gaan zonder een gereed product."
Aangezien Multi Service al snel zou stoppen, lag er een behoorlijke tijdsdruk op het implementatietraject. In twee maanden tijd moest alles overgezet worden. Om het goed op te zetten, werd aan dit project een hoge prioriteit gegeven. Vóór 1 oktober moesten er 200 werkzame bankpassen bij de betrokkenen liggen. "Mijn collega Marleen Herben en ik vormden samen met het Productmanagement-team van Elari één team. Er was ruimte voor onze visie en we mochten meedenken met mogelijkheden. Deze manier van samenwerken heeft gezorgd voor een vlekkeloze overstap."
De Belastingdienst wordt er enthousiast van
De 200 passen worden gebruikt door verschillende medewerkers: extra- en intramurale teams, buurtteams, prettig thuisteams, maar ook managers en artsen. "Wij hebben onze werkwijze aan de Belastingdienst voorgelegd en ze werden er enthousiast van. Er is een scheiding tussen uitgaven ten behoeve van de cliënt en personele kosten. We controleren steekproefsgewijs op horecagelegenheden. Zo zijn we er zeker van dat de juiste pas voor de juiste uitgave gebruikt wordt."
"Zelfs de Belastingdienst wordt enthousiast van de werkwijze van Elari."
Wim Janssen, Toenmalige manager administratieve diensten bij Zorgbalans
Nu Zorgbalans de nieuwe bankpassen enige tijd gebruikt, kunnen zij de oude en nieuwe leverancier tegenover elkaar stellen. "Het belangrijkste verschil is dat Elari Cards Single Sign-On heeft, waardoor je slechts één keer hoeft in te loggen. Software moet zo eenvoudig mogelijk zijn, want hoe minder tijd je besteedt aan administratieve handelingen, des te meer tijd je over hebt voor de zorg." Als hij de voordelen moet opsommen, zegt Wim:
- De nieuwe pas wordt overal geaccepteerd.
- De pashouder kan zelf een pincode instellen.
- Er is geen aparte login vereist om transacties te bekijken.
En niet te vergeten de bereikbaarheid bij Elari. "Echt een perfecte helpdesk."
