"Hadden we Elari maar eerder," is achteraf de conclusie van Xpect013. Toen Xpect013 nog gebruikmaakte van de diensten van een administratiekantoor, kon het 2 tot 3 weken duren voordat facturen verwerkt waren. Rapportages waren niet up-to-date, want gegevens waren buitenshuis. Kortom: genoeg ruimte voor verbetering.
Xpect013: digitale factuurverwerking
Xpect013 is een stichting met 46 basisscholen en kinderopvanglocaties in Tilburg. Voor de administratie maakten zij altijd gebruik van de diensten van een administratiekantoor. Onder andere omdat rapportages nooit up-to-date waren met de gegevens buitenshuis, was het tijd voor verandering. Daarom besloot Xpect013 zelf de controle te nemen over hun administratie.
"In de tijd dat we bij het administratiekantoor aangesloten waren, stuurden we alles via de post daarheen," vertelt Angela Hopmans, destijds beleidsmedewerker Financiën en inmiddels bestuursadviseur Financiën. "Facturen, maar ook kasregistraties van alle locaties, gingen op de post naar het administratiekantoor. Vervolgens boekten ze het daar handmatig in. In de laatste periode gingen zij wel over naar het inlezen van Excel-bestanden. In totaal duurde het proces zo'n 2,5 week."
Eisen aan de gewenste factuurverwerkingssoftware
"2,5 week duurt echt te lang. We hadden hierdoor geen up-to-date rapportages, dus vonden we het tijd om de administratie zelf bij te gaan houden. Doordat dit al zolang uitbesteed was, was een hulpmiddel wel op z'n plaats." Samen met de implementatieleider stelde Xpect013 drie eisen vast:
- Gebruiksvriendelijke, snelle software.
- Een koppeling met boekhoudprogramma AFAS.
- Een snelle doorlooptijd.
"Via collega-organisaties kregen we een aantal namen van aanbieders te horen. Hiervan zijn er drie langsgekomen voor een demonstratie van hun software. Elari sprong hierboven uit, omdat wij in Elari ook de mogelijkheid hebben onze kas en bank te beheren, naast digitale factuurverwerking. Dit was voor ons echt de doorslaggevende factor."
"We waren vanaf dag één gewend aan het gebruik van Elari."
Angela Hopmans, Destijds beleidsmedewerker Financiën
Hadden we die factuurverwerkingssoftware maar eerder!
"De implementatie verliep erg soepel. Wij waren vanaf dag één gewend aan het gebruik van Elari. We hadden echt zoiets van: hadden we dit maar eerder! Vooral het digitale archief. Voorheen moesten de medewerkers nog naar de archiefruimte en de papieren facturen daar zien te vinden. Elari levert op dit vlak alleen al een enorme tijdswinst op."
Prettig werken voor administratieve krachten
"Ook richting onze 25+ locaties verliep het in gebruik nemen van Elari gesmeerd. We krijgen alleen maar positieve berichten vanuit het veld. De administratieve krachten op onze scholen vinden Elari duidelijk en daardoor prettig werken."
"Zij scannen de facturen in, waarna de factuur de workflow volgt. Dit betekent dat de factuur soms terugkomt bij de administratieve kracht voor de codering. Hierna gaat de factuur door naar de directeur voor goedkeuring, om uiteindelijk voor een definitieve controle terug te komen op de centrale locatie. Daarna begint de verwerking in AFAS."
"Dit hele factuurverwerkingsproces neemt, zelfs met al het accorderen, slechts een paar dagen in beslag. Door Elari hebben we direct inzicht in onze uitgaven en onze financiële status. Te allen tijde."
Het beheren van kas en bank
Niet alleen factuurverwerkingssoftware van Elari is een uitkomst voor Xpect013. Juist de combinatie met slimme software voor kasbeheer werkt erg prettig. Hoe werkt dat dan? Elari combineert betaalpassen voor medewerkers met slimme software voor kasbeheer. Waar uitgaven bij declaraties pas achteraf inzichtelijk zijn, worden betalingen met Kas & Pas direct verwerkt in het digitale overzicht. Daarnaast heb je toegang tot diverse analyses en rapportages. Dit betekent real-time inzicht in en controle over alle uitgaven.
Benieuwd wat Elari voor jouw organisatie kan betekenen?
Benieuwd of Elari Factuurverwerking ook jouw organisatie kan helpen? We laten de kracht van Elari graag live zien tijdens een online demo. Download de factsheet voor alle voordelen van deze module.
