Team Visma | Lease a Bike bespaart 1 FTE met Elari Cards

Team Visma | Lease a Bike is een wielerploeg die gesponsord wordt door onder andere Visma en Lease a Bike. Dit team heeft hun prioriteiten goed op orde: sporten en alles om dat mogelijk te maken. Dat betekent dat de administratie voor 200 medewerkers over de hele wereld bijgehouden moet worden. Een behoorlijke uitdaging dus. CFO Bastiaan en Controller Jet vertellen je hoe Team Visma | Lease a Bike het uitgavenbeheer regelt met een erg klein Finance-team en Elari Cards.

Van een uitzoekklus naar klaar is Kees

Voordat het toenmalige Team Lotto-Jumbo in 2018 samen ging werken met Visma, werden stapels facturen in schoenendozen aan de administratie geleverd. De bankafschriften moesten worden gekopieerd, de facturen erbij gezocht en de creditcards handmatig naar medewerkers opgestuurd. De afschriften werden dan weer door Finance-medewerkers verzameld en gekoppeld aan bonnetjes, als deze er überhaupt waren. Er werd heen en weer gebeld om gegevens te controleren en ondertussen was de status van zaken nergens terug te vinden. Per creditcard kon het zomaar een uur duren voordat alle gegevens van uitgaven correct en compleet waren. Kortom: een omslachtig, arbeidsintensief en onoverzichtelijk proces. Dat moest natuurlijk beter kunnen.

Van bankpassen op naam naar flexibele betaalpassen

Het uitgavenproces is inmiddels beter behapbaar en minder omslachtig. Vroeger moest een nieuwe Rabo-creditcard bij de bank worden aangevraagd met een rijbewijs en een volmacht die door de directeur getekend moest worden. Dan ben je al gauw twee weken kwijt. Nu regelt het Finance-team dat zelf en hebben ze bij wijze van spreken de pas de volgende werkdag al in huis.

"Een aantal van onze medewerkers doet nog wel uitgaven met Rabo-creditcards," vertelt Jet. "Die werkwijze is niet haalbaar voor alle 130 betaalpassen die we nodig hebben. Dan moeten we namelijk achteraf op basis van afschriften bonnetjes erbij zoeken. Naast dat dit veel te arbeidsintensief is, is het werken met Elari Cards ook een stuk minder risicovol. In Elari zien we veel meer details van transacties. Als een transactie dan mislukt, bijvoorbeeld door te weinig saldo, kunnen we vaak direct zelf achterhalen wat het probleem is. En als het ons niet lukt, staat de supportafdeling voor ons klaar. Daar heb ik erg goeie ervaringen mee. De supportmedewerkers denken mee en kunnen meestal de informatie achterhalen die we nodig hebben."

Iedereen een Elari Card, ook de zzp'ers

"Het is ideaal om de verantwoordelijkheid voor het coderen van uitgaven dicht bij de bron te leggen," vertelt CFO Bastiaan. Met 130 Elari Cards verspreid over een organisatie van 200 medewerkers met diverse specialismen, kun je bijna niet anders. "Wielrenners, koks, masseurs, chauffeurs, mechaniekers. Ik heb als financial geen idee welk materiaal we nodig hebben om een fiets te fixen of hoe ik de optimale maaltijd voor een renner kan maken. Het is juist fijn dat de medewerkers uit die specialistische teams zelf hun inkopen doen en die kosten verantwoorden. Zo hoeven wij als Finance er niet achteraan. Elari Cards helpen hier enorm bij."

Bastiaan legt uit: "Wanneer mensen structureel uitgaven doen voor de ploeg, krijgen ze een Elari Card mee. Ook als het bijvoorbeeld zzp'ers zijn die een bepaald aantal dagen per jaar voor ons werken. Zo kunnen de medewerkers zelf hun kosten coderen met behulp van de software. Daarmee belanden de uitgaven goed in de administratie en hoeven wij als financials alleen te controleren en corrigeren. Declaraties gebruiken we echt alleen voor uitzonderingen, zo min mogelijk. Het kost ons gewoon veel te veel tijd om uit te zoeken wat er wordt gedeclareerd en waarom. Elari is hierbij echt een uitkomst."

"Stel dat je als medewerker nog niet zoveel binding hebt met de ploeg," gaat Bastiaan verder. "Dan kan het best een drempel zijn om kosten voor te schieten. Als je werkt met veel zzp'ers, is dat zeker een overweging die je meeneemt. Met passen waarbij je direct kosten vanuit de ploeg maakt, heb je dat probleem niet. Dat is ook praktisch voor buschauffeurs die toch snel voor 700 euro tanken. Dat schiet je natuurlijk niet zomaar voor."

Controller Jet voegt toe: "De medewerkers vinden het heel fijn dat ze hun uitgaven direct kunnen verantwoorden door met de Elari App een foto van het bonnetje te maken. Daar horen we hele positieve geluiden over. Dit proces vinden ze erg fijn."

Liever Elari Cards dan het efficiëntste declaratieproces

"Een declaratieproces kan onze uitgavenstroom niet bijhouden met 50 tot 100 transacties per dag," vertelt Jet. "Dankzij Elari regelen we het beheer nu met een erg klein Finance-team. Zelf loop ik aan het einde van de maand bijvoorbeeld alle transacties na op de juiste kostencodes en kloppende bonnetjes. Ik durf wel te zeggen dat je een volledige FTE op het proces moet zetten als alle uitgaven via declaraties zouden verlopen. Anders is het niet te doen. De manier waarop Elari afdwingt dat medewerkers zelf kostencodes kiezen, scheelt veel werk."

"Met 50 transacties per dag is een gewoon declaratieproces niet realistisch."

Jet, Controller

Voordelen voelbaar voor ploegleiders en administratie

Bastiaan licht toe: "Naar zo'n meerdaagse wedstrijd als Parijs-Nice gaan we met zeven renners en twintig personeelsleden. Dan heb je natuurlijk te maken met hotelovernachtingen en onkosten voor boodschappen en materiaal voor de mechaniekers. Dat zijn toch minstens drie transacties per persoon per dag die ze met Elari Cards doen. En dat soort koersen hebben we elke week, soms wel met drie teams tegelijk. In ons grootboekschema kunnen de medewerkers zelf een koers kiezen en hun bonnetjes toevoegen. Daar komt een soort totaalplaatje uit van wat de koers ons gekost heeft, zodat we een rapport kunnen maken over hoeveel we netto per koers kwijt zijn. Erg handig."

"Naar zo'n meerdaagse wedstrijd als Parijs-Nice gaan we met zeven renners en twintig personeelsleden. Uit Elari komt een soort totaalplaatje van wat de koers ons gekost heeft. Erg handig."

Bastiaan, CFO

De 'luxe' van Elari Cards is soms best lastig

Bastiaan en Jet ondervonden gelukkig geen weerstand onder medewerkers bij het uitrollen van Elari. Bastiaan legt uit: "Het enige dat ik merkte, is dat medewerkers het betaalgemak van Elari Cards gewoon gaan vinden en dat is soms lastig. Het wordt heel normaal voor iedereen dat kosten niet hoeven te worden voorgeschoten of te declareren. Als dit dan wel een keer nodig is, als ze door hun daglimiet heen zijn bijvoorbeeld, ervaren we soms wat frustratie. Gelukkig kunnen dergelijke problemen snel worden opgelost. Zo kunnen wij bijvoorbeeld real-time daglimieten aanpassen en zijn zij weer verder geholpen. Alhoewel we onze medewerkers graag ondersteunen met een pas, merken we dat ze vlug gewend raken aan deze snelle oplossingen," zegt Bastiaan met een knipoog. "Bij heel veel andere bedrijven moet je wel declareren en een maand op je geld wachten. Dat contrast zien onze medewerkers niet meer."

Ben jij benieuwd wat Elari voor jouw team kan betekenen?

Of het nu een wielerploeg is of een zorgteam, Elari Cards zijn flexibel genoeg om bij de werkwijze van jouw organisatie te passen. De kracht van deze slimme betaalpassen voor medewerkers bewijzen we graag tijdens een online demo. Vraag deze aan wanneer het jou uitkomt en krijg advies op maat. Spreken we je binnenkort?