<
"De directie was gelijk ontzettend enthousiast over deze oplossing," vertelt Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadsschouwburg Utrecht. "Ze waren snel overtuigd van de meerwaarde van Elari Cards. En die meerwaarde is er zeker."
Wist je dat de Stadsschouwburg niet alleen werkt met digitale factuurverwerking en contractmanagement van Elari? Sinds juni 2024 werken ze namelijk ook met slimme betaalpassen voor medewerkers. In dit succesverhaal lees je waarom ze daarvoor hebben gekozen.
Benieuwd hoe Stadsschouwburg Utrecht een maximale doorlooptijd van 10 dagen behaalt? Lees verder in dit succesverhaal over Elari factuurverwerkingssoftware.
Waarom zocht Stadsschouwburg Utrecht een oplossing zoals Elari?
Martin Berghoef, Financieel Coördinator, werkt al sinds 2001 bij de Stadsschouwburg. Samen met één andere collega regelt hij al jaren onder andere het applicatiebeheer voor Elari. Hij vertelt: "Toen we in 2012 een zelfstandige organisatie werden, vielen we even in een gat zonder softwaresystemen. Tijdens die overgang moesten papieren facturen de organisatie weer rond voor een stempel en een paraaf. We gingen meteen op zoek naar een oplossing en hebben we gekozen voor Elari." Inmiddels werkt de Stadsschouwburg al sinds 2013 met Elari Factuurverwerking én Contractmanagement. De voordelen zijn nog steeds merkbaar.
In 2024 is de Stadsschouwburg ook gestart met slimme betaalpassen voor medewerkers. Lees verder in het Elari Cards-succesverhaal.
Bijna papierloos werken met XML-facturen en PEPPOL
"Werken met Elari gaat nog steeds uitstekend," gaat Martin verder. "Zo'n 99% van onze facturen komt digitaal binnen. Scannen hoeft eigenlijk nooit meer. We maken gebruik van XML-facturen, sjablonen en zeker ook van het PEPPOL-netwerk. Daarnaast is het fijn dat ik een vaste workflow aan een grootboeknummer kan hangen. Zo hoef je steeds minder in te vullen bij het verwerken van facturen."
Elari factuurverwerkingssoftware is gebruiksvriendelijk
Voor applicatiebeheerders en andere medewerkers
Martin doet het volledige applicatiebeheer van Elari samen met maar één collega. Hij zegt: "Het aanmaken van nieuwe Elari-gebruikers en het koppelen van rollen is heel makkelijk. Nieuwe medewerkers krijgen van mij één mailtje met wat uitleg over Elari, een half A4'tje. Daarna kunnen ze er meteen probleemloos mee werken."
"Nieuwe medewerkers krijgen één mailtje met wat uitleg. Daarna kunnen ze probleemloos met Elari werken."
Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadsschouwburg Utrecht
"Mijn collega en ik krijgen eigenlijk geen vragen," gaat Martin verder. "Ook collega's zonder ervaring met computer kunnen goed met Elari overweg. Het werk is dan ook vrij voor de hand liggend: goedkeuren en afkeuren. Budgethouders kunnen daarnaast prima hun weg vinden in het digitale archief. Zelfs projectleiders van buiten onze organisatie kunnen probleemloos aanhaken in onze workflow. Zo logisch is alles ingericht."
Elari biedt nog veel meer voordelen
"Verder is de koppeling met Visma.net Financials uitstekend," benoemt Martin. "Onze facturen zijn ook in ons boekhoudprogramma terug te vinden als pdf. Dat is erg prettig." Ook contractmanagement en slimme betaalpassen van Elari vallen in de smaak. Martin vult aan: "Sinds juni 2024 gebruiken we slimme betaalpassen voor medewerkers. Nu hoeven ze niet meer voor te schieten en te declareren. Ook dat is erg fijn."
Lees verder in het Elari Cards-succesverhaal van de Stadsschouwburg.
Minder werk aan de accountantscontrole
"Als je te maken hebt met een accountant die heel zelfstandig aan de slag gaat, scheelt Elari me enorm veel werk," zegt Martin. "Voor de accountantscontrole hoef ik eigenlijk alleen een Elari-login beschikbaar te stellen. Daar zit gewoon een archieffunctie in, zodat de accountant zelf kan opzoeken wat die nodig heeft. Ook kan ik een audit draaien om te zien wat er allemaal is gewijzigd op welk moment. Dat soort dingen vinden accountants heel fijn."
Doorlooptijd van maximaal 10 dagen
Dankzij de diverse volledig digitale workflows is de factuurverwerking van Stadsschouwburg Utrecht een stuk sneller dan tien jaar geleden. Martin: "Van het moment dat een inkoopfactuur binnenkomt tot de betaling, is onze doorlooptijd maximaal 10 dagen. Daar zijn we heel tevreden mee. Met facturen die een langere doorlooptijd hebben, is meestal iets aan de hand. Gelukkig kunnen we dit eenvoudig raadplegen in Elari. Facturen vind je binnen een paar seconden terug. Naast een uitstekende zoekfunctie heeft Elari ook duidelijke rapportages en overzichtelijke statistieken."
Benieuwd of een doorlooptijd van maximaal 10 dagen haalbaar is voor jouw organisatie?
Neem een voorbeeld aan Stadsschouwburg Utrecht en automatiseer jouw factuurverwerkingsproces met XML en PEPPOL. Een touchless proces is binnen handbereik! We bewijzen de kracht van Elari graag live tijdens een online demo. Spreken we je binnenkort?
