Medewerkers van SPON willen nóg intensiever met slimme betaalpassen werken

Onderwijsorganisatie SPON maakt al sinds 2023 gebruik van Elari. De software ondersteunt ze in hun factuurverwerking, contractmanagement en het beheer van uitgaven van medewerkers. Hoe richt je uitgavenprocessen efficiënt in als decentrale organisatie met meer dan 450 medewerkers verspreid over 11 locaties? Dat lees je in dit succesverhaal.

Ontdek ook hoe SPON werkt met Elari Contractmanagement in een apart succesverhaal.

Wat doet SPON (Specialisten in Passend Onderwijs)?

SPON (Specialisten in Passend Onderwijs) gebruikt uiteenlopende onderwijsmethodieken om kinderen te leren dat ze er mogen zijn en hun zelfvertrouwen op te bouwen. Ze bereiden de leerlingen voor op een actieve rol in de maatschappij met kleinschaligheid, individuele aandacht en een optimale leeromgeving die past bij de didactische en pedagogische mogelijkheden van de leerlingen. Een bewonderenswaardige missie die wordt ondersteund door meer dan 450 medewerkers.

Hoe krijgt SPON het voor elkaar om meer dan 1.600 leerlingen van diverse leeftijden op 11 locaties te ondersteunen? Onder andere dankzij Elari en Elari Partner Groenendijk.

Hoe werkte SPON voor Elari?

Controller Nico Commissaris voert diverse opdrachten uit voor SPON, waar al langer tevreden gebruik wordt gemaakt van Elari Factuurverwerking. Na Nico's ruime ervaring met diverse Elari-processen bij andere opdrachtgevers, kon hij meteen een aanbeveling doen om gedoe met schoolbankrekeningen op te lossen: Elari Expense.

Nico vertelt: "We vonden dat er te veel transacties liepen over schoolbankrekeningen bij SPON. Dat was inefficiënt. Ook vonden we dat we te weinig controle en zicht hadden op die transacties. Het gebruik van de schoolbankrekeningen wilden we terugschalen. Daarom, en op basis van mijn voorgaande ervaringen, heb ik Elari Expense aangedragen als oplossing. Ons doel met de volledige Elari-omgeving was overzicht, grip en controle op alle organisatie-uitgaven."

"Een bijkomend voordeel is dat de 'look and feel' van Elari overal hetzelfde is, met welke processen je ook werkt," gaat Nico verder. "Omdat SPON al werkte met Elari Factuurverwerking, hadden medewerkers al ervaring met die werk- en denkwijze. Het ligt dan voor de hand om ook met contractmanagementsoftware en slimme betaalpassen van Elari te gaan werken."

Hoe werkt SPON nu met slimme betaalpassen?

SPON maakt sinds 2024 gebruik van slimme betaalpassen voor medewerkers. Daar kunnen docenten bijvoorbeeld eenvoudig spontaan even een boodschap mee doen, zonder dat er een heel declaratieproces bij komt kijken. Docenten hebben via de pas toegang tot een budget van de organisatie en hoeven zelf niets voor te schieten. SPON overweegt om het proces als volgt in te richten: medewerkers betalen met de pas, maken een foto van het bonnetje en uploaden die in de Elari App. Zo eenvoudig kan het zijn.

"We hanteren maximaal twee slimme betaalpassen per locatie," legt Nico uit. "Medewerkers halen de pas op bij de administratie, zodat ze er eenvoudig boodschappen mee kunnen doen. De pas en het bonnetje worden daarna netjes ingeleverd, zodat de administratie de uitgaven kan verwerken met de Elari App."

"Ik hoor alleen goede geluiden. Medewerkers zijn zelfs zo enthousiast, dat ze het gebruik van slimme betaalpassen willen intensiveren."

Nico Commissaris, Controller bij SPON

Nico vult aan: "Op basis van mijn ervaring bij andere opdrachtgevers, wist ik al dat een bankpas op naam niet zou werken voor SPON. Die pas staat namelijk vaak op naam van de directeur en die heeft geen zin om bij iedere zak broodjes die gehaald moet worden (mee) naar de supermarkt te gaan. De slimme betaalpassen zijn echt een uitkomst voor SPON."

Accountmanager Edwin vertelt: "Het is mooi om te zien dat SPON niet alleen voor onze slimme betaalpassen heeft gekozen, maar dat ze voor een bredere aanpak gingen. Dat ze ook de meerwaarde van onze contractmanagementsoftware inzien."

Welke voordelen ervaart SPON van Elari?

"Ik hoor alleen maar goede geluiden over Elari," vertelt Controller Nico. "De software is handig in gebruik en zit logisch in elkaar. Zelf keek ik ervan op dat medewerkers het Elari-gebruik nóg verder willen intensiveren. Men ziet de slimme betaalpassen als een goede ondersteuning om uitgaven te doen vanuit de organisatie. Het is zó makkelijk in gebruik, dat de medewerkers het nog verder naar zich toe willen trekken. Persoonlijk vind ik ook dat de huidige werkwijze een stuk efficiënter is dan werken met schoolbankrekeningen. Dit wil ik nog verder stroomlijnen."

"Elari is handig en zit logisch in elkaar."

Nico Commissaris, Controller bij SPON

In de toekomst overweegt SPON namelijk veel schoolbankrekeningen te sluiten, gaat Nico verder. "Mijn idee hierbij is om zoveel mogelijk transacties via Elari Expense te laten verlopen en de resterende transacties te beperken tot nul. Dan is er geen reden meer voor schoolbankrekeningen en kunnen we die langzamerhand uitfaseren."

Ontdek welke voordelen SPON ervaart van Elari Contractmanagement in een apart succesverhaal.

Welke rol had Groenendijk Onderwijsadministratie in dit project?

Elari Partner Groenendijk ondersteunt SPON in de keuze voor een gefaseerde uitrol. Dat is namelijk een van de best practices van Groenendijk. "Een implementatie verloopt altijd in duidelijke stappen en we begeleiden het proces van begin tot eind, met heldere communicatie en functionele afstemming. Ons doel is altijd om een soepele overgang te voorzien. Na de implementatie blijven we klanten ondersteunen met nazorg en verdere optimalisatiestappen. Samen bouwen we verder aan efficiënte en innovatieve oplossingen."

Benieuwd wat Elari jouw onderwijsorganisatie kan bieden?

Maak kennis met Elari Purchase to Pay en Elari Expense. Door alle uitgavenprocessen in één omgeving onder te brengen, heb je pas écht inzicht in de spend van jouw organisatie. Van inkoop, factuurverwerking en contractmanagement tot declareren en slimme betaalpassen voor medewerkers: Elari is de oplossing. Ben jij klaar om overzicht te creëren en grip op uitgaven te krijgen?