Hoe haalbaar is het om van een traditionele werkwijze over te stappen op digitale factuurverwerking? En zelfs op XML-factuurverwerking, met 3-way matching in de nabije toekomst? Voor Sofitel Legend The Grand is het tegenwoordig de realiteit, omdat ze goed ondersteund worden door Elari.
Van traditionele factuurverwerking naar een digitaal proces
Vroeger werkte The Grand nog traditioneel, dus de hele factuurverwerking verliep handmatig. Pdf-facturen werden nog geprint voordat ze goedgekeurd en verwerkt werden. "Met Elari is ons hele proces nu gedigitaliseerd en verbeterd," vertelt Marcel Botman, Director of Finance bij The Grand.
Elari koppelt met diverse boekhoudprogramma's
Een van de grootste redenen dat The Grand voor Elari heeft gekozen, is vanwege de 'customizable import/export'-koppeling met hun boekhoudprogramma. Doordat Elari met zoveel verschillende software kan koppelen, kun je voor Elari kiezen zonder dat je van boekhoudprogramma hoeft te wisselen.
"De aansluiting met boekhoudprogramma Acom is snel gerealiseerd dankzij een strakke samenwerking."
Edwin, Accountmanager bij Elari
Accountmanager Edwin laat weten: "Marcel en Marco van The Grand, Acom en collega Hein-Jan hebben iets neergezet waar we ontzettend trots op zijn. Complimenten voor het hele team dat hieraan heeft bijgedragen. Hiermee openen we mogelijkheden voor diverse andere klanten binnen en buiten de hospitality branche."
"Het voortraject was goed, de communicatie was prettig, de implementatie ging snel, de samenwerking was gewoon fijn," voegt Marcel toe. "Hoe snel mijn collega Marco en Hein-Jan van Elari hebben geschakeld om dit binnen een maand voor elkaar te krijgen, is echt fantastisch. Leuk om een Elari Shout-Out te winnen als compliment bovenop de prettige samenwerking."
Ben je benieuwd of Elari ook met jouw boekhoudprogramma kan koppelen? Lees meer op de boekhoudprogramma-pagina.
"Dankzij Elari besparen we minstens 20 uur per week aan administratieve taken. Dat is 0,5 FTE."
Marcel Botman, Director of Finance bij The Grand
Sofitel Legend The Grand bespaart nu 80 uur per maand aan administratie
Marcel: "Wij zijn zeer tevreden met Elari. Factuurverwerking is volop in bedrijf en maakt het werk minder tijdrovend en ook vele malen leuker. Inmiddels volop bezig met de implementatie van de inkoopsoftware van Elari om ook daar soortgelijke efficiencyslagen te maken."
Sinds 2023 werkt The Grand ook steeds meer met XML-facturen. Daarmee merken ze de voordelen van een 100% ordermatching, een sneller en eenvoudiger factuurverwerkingsproces, kostenbesparing, minder fouten en meer. "Marco benadert leveranciers proactief om die XML-verwerking voor elkaar te krijgen, echt top," laat Marcel weten.
Met een analysefunctionaliteit van Spend Analytics is een stijgende lijn in de verwerking van XML-facturen te zien. The Grand heeft niet voor niets een Elari Shout-Out ontvangen. Dankzij Elari besparen ze namelijk minstens 20 uur per week aan administratieve taken. Dat is dus dik 80 uur per maand, 0,5 FTE.
Benieuwd welke besparingen haalbaar zijn voor jouw organisatie? Lees meer in de factuurverwerkingsdownload op deze pagina of vraag gelijk een gratis demo aan. We vertellen je graag meer.
