Prisma verwerkt Spend Cloud Card transacties binnen vijf minuten

Prisma is een gehandicapteninstelling waarbij het grootste deel van de werkzaamheden bestaat uit het zorgen voor inwonende mensen. Daarnaast verzorgen ze ook de behandeling, dagverpleging en dagbesteding. Die dagbesteding is zo belangrijk voor het ritme en de regelmaat in de dag van bijvoorbeeld cliënten met autisme. Ze doen ook altijd vol overgave mee en dat is prachtig om te zien.

Helaas heeft dit vakgebied vaak een keerzijde: ingewikkelde administratieve processen die het moeilijk maken voor zorgmedewerkers om hun werk optimaal te kunnen doen. Juist de onverdeelde aandacht die zorgmedewerkers willen geven, daar draagt Elari graag aan bij.

Wist je dat Prisma ook werkt met Elari Cards? Lees verder in dit succesverhaal.

Waarom Elari: snelle, gefaseerde implementatie

Er hoefde bij Prisma niet lang nagedacht te worden over of er een alternatief moest komen voor het factuurverwerkingsproces. Het moest gewoon beter en snel ook. De keuze voor Elari was vlug gemaakt, vooral vanwege de mogelijkheid om automatisering gefaseerd uit te voeren. Daarnaast was er al meteen interesse voor de optie om het volledige Purchase to Pay-proces te automatiseren. De naadloze koppeling tussen Elari en het financiële pakket Visma Accountview was ook mooi meegenomen.

"Elari in één zin omschrijven is ingewikkeld. Er zijn zoveel opties! Het gebruiksgemak is heel groot."

André Koolwijk, Toenmalige teamleider financiële administratie bij Prisma

Van papier naar digitale factuurverwerking

Prisma is altijd op zoek naar manieren om te blijven optimaliseren. Daarom hebben ze in de eerste plaats het factuurverwerkingsproces gedigitaliseerd, via tekstherkenning en matching.

Automatische tekstherkenning

Het herkennen van factuurgegevens wordt verzorgd door de centrale scanserver van Elari. Deze zorgt voor een boekingsvoorstel dat je vervolgens alleen nog maar hoeft te controleren en bespaart je handmatige handelingen.

3-way matching

Daarnaast zorgt digitale factuurverwerking ervoor dat je de mogelijkheid hebt om inkooporders aan facturen te matchen. De zekerheid dat het klopt, wil je toch altijd hebben. Je kunt zelfs gebruikmaken van 3-way matching: het vergelijken van de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur. Hierdoor worden facturen volledig automatisch verwerkt.

Van digitale factuurverwerking naar XML-facturen

Met tekstherkenning heb je toch altijd het risico dat met name het bedrag niet goed wordt overgenomen. Een hoofdletter O kan bijvoorbeeld worden gelezen als een nul, of het bedrag wordt exclusief btw overgenomen. De kans dat je daarna een verkeerd bedrag overmaakt, is dan nog altijd groter dan wenselijk. Het rechtzetten van dit soort zaken kost namelijk veel tijd en geld.

Dat is voor Prisma een grote aanleiding geweest om het digitale factuurverwerkingsproces nog verder te optimaliseren. Door te werken met XML-facturen, loop je het risico op het overnemen van een verkeerd bedrag niet meer. Het systeem weet dan precies waar het moet kijken. Daarmee bespaar je verwerkingstijd en -kosten, plus de tijd en kosten die gaat zitten in het herstellen van fouten.

XML: een tijdsinvestering die zich terugbetaalt

1. Het proces wordt eenduidig en minder foutgevoelig door gebruik te maken van XML-facturen.
2. Je bespaart veel tijd in je digitale factuurverwerkingsproces.
3. De kwaliteit van de boekingen neemt toe.

"Door te werken met XML gaat de willekeur en de interpretatie uit je proces, dus wordt het minder foutgevoelig. Het proces staat gewoon vast en zo kunnen uitgaven eenvoudig geboekt worden," aldus André.

Het systeem is flexibel genoeg om eenvoudig functies van medewerkers en kostenplaatsen te kunnen wijzigen. Met één wijziging ben je klaar in plaats van dat je alles handmatig aan moet passen. Dat scheelt echt enorm veel tijd.

"Door gebruik te maken van digitale factuurverwerking, besparen we 32 uur per week. Dat is tijd die weer in de zorg gestoken kan worden."

André Koolwijk, Toenmalige teamleider financiële administratie bij Prisma

Door te werken met XML-facturen:

• Hoeven zorgmedewerkers minder zelf te muteren;
• Hoeven zorgmedewerkers minder handmatige handelingen uit te voeren;
• Verwerkt Prisma facturen veel sneller dan vroeger;
• Bespaart Prisma tijd, kosten en frustraties.

Het grootste voordeel: minder verwerkingstijd

Prisma zag dat er in de eerste week van de maand altijd veel facturen van de maand daarvoor binnenkwamen. Vroeger waren dat er soms wel 800. Omdat de verwerkingstijd van facturen nu zo teruggedrongen is, zijn het er structureel minder dan 400. Tegenwoordig loopt de administratie maximaal twee dagen achter. Dat is niet alleen prettig en overzichtelijk werken, maar je kunt er ook kosten mee besparen.

"Wanneer er iets fout gaat, kun je in Elari ook altijd terugvinden waar, wanneer en waarom iets fout ging. Zelfs wie daarbij betrokken was," aldus André.

Door een verminderde verwerkingstijd zijn de betalingstermijnen van de leveranciers beter haalbaar. Daar bespaar je op in kosten en in tijd, omdat je geen aandacht hoeft te geven aan alle telefoontjes, meldingen en aanmaningen die je krijgt. Die zijn er namelijk niet. Je hoeft niet extra veel energie te steken in het onderhouden van je relatie, omdat het vanzelf goed gaat. Genoeg redenen dus om het digitale factuurverwerkingsproces te gaan optimaliseren.

Never stop improving: ZorgMail

"Ondanks dat we graag werken met XML, krijgen we toch nog veel pdf's en facturen via de post binnen. Omdat we ook veel werken met huisartsen en apotheken, zou de nieuwe koppeling met ZorgMail hier juist weer een mooie aanvulling kunnen zijn. Zo kunnen we toch op een beveiligde manier correct omgaan met persoonsgegevens," aldus André. Voor meer informatie over de koppeling met ZorgMail, kun je de ZorgMail-blog bekijken.