Juist vanwege die complexiteit zijn de slimme betaalpassen voor Prisma een uitkomst. In 2018 zijn ze aan de slag gegaan met Elari als oplossing voor het beheren van cliëntgelden. Ondertussen hebben Prisma en Elari zich samen verder ontwikkeld en kunnen we nog beter op behoeftes van zorgmedewerkers van Prisma aansluiten.
Wist je dat Prisma ook werkt met Factuurverwerking in Elari Purchase to Pay? Lees verder in dit succesverhaal.
2.200 zorgmedewerkers op 160 locaties voor 2.000 cliënten: een complex proces
Zoveel medewerkers, locaties en cliënten onder één dak maakt de administratie van Prisma behoorlijk complex. Vooral de hoeveelheid handmatige, administratieve handelingen was frustrerend voor de zorgmedewerkers. Het verwerken van een transactie kostte onnodig veel tijd; tijd die je dus niet aan cliënten kunt besteden.
"Door de eenvoud van de Elari app hebben medewerkers geen boekhoudkundige achtergrond nodig om een bonnetje te verwerken," volgens André Koolwijk, toenmalige teamleider financiële administratie bij Prisma. Het systeem is zo toegankelijk, dat iedereen ermee kan werken. Er zijn geen grootboekrekeningnummers zichtbaar die voor verwarring kunnen zorgen. Met Elari heb je een helder proces waarin iedereen hetzelfde werkt. Je bespaart veel tijd en irritaties en je voorkomt fouten. Ondertussen heeft Prisma wel 1.500 slimme betaalpassen in de omloop. "Elari in één zin omschrijven is ingewikkeld, omdat er zoveel opties zijn, maar het gebruiksgemak is heel groot," volgens André Koolwijk.
Mobiel blijven met Elari
"Het werkt gewoon heel goed, met name de Elari app is ontzettend handig," vertelt André. "Daarmee kun je nu zelfs periodes afsluiten, net als in de online versie. Er zijn bijna geen beperkingen meer wanneer je de mogelijkheden van desktop en app vergelijkt. Met de update waardoor er nu geboekt kan worden op cliënten, ging er ook een nieuwe wereld open over Prisma. Juist omdat zorgmedewerkers niet veel tijd hebben om achter een computer te zitten, omdat ze mobiel moeten zijn, is de app een fijne toevoeging aan het systeem."
"Je maakt een foto van het bonnetje en klaar is Kees. Transacties zijn binnen vijf minuten te verwerken."
André Koolwijk, Toenmalige teamleider financiële administratie bij Prisma
"Omdat zorgmedewerkers uitgaven ter plekke verantwoorden, gaat het proces veel sneller. Juist omdat het zo eenvoudig en snel kan, stellen medewerkers het verantwoorden geen weken meer uit. Alles kan namelijk real-time. In het verleden liep Prisma soms tot wel vijf maanden achter. Door het proces te versimpelen, bespaar je tijd. Daarnaast vermijd je ook nog eens veel frustratie en discussies over uitgaven."
Vanwege de tevredenheid is Prisma ondertussen ook aan de slag gegaan met de Elari-modules Factuurverwerking, Contractmanagement en Inkoop. Het laatste ontbrekende onderdeel (Declareren) staat voor de toekomst op de prioriteitenlijst.
Ben jij klaar om een einde te maken aan administratief gedoe?
Lees hier meer over Elari Cards, slimme betaalpassen die niet op naam hoeven.
