Inkoopfacturen beoordeelt Postillion hotels met een paar klikken. “Geen moeite!”

De horeca had het anno 2021 niet makkelijk. Postillion Hotels moest het met de helft van de finance-medewerkers doen, en dat lukte. Elari Inkoop helpt Postillion tijd en geld besparen op alle zeven locaties. De crediteurenadministratie kan door één persoon geregeld worden binnen 24 uur per week.

Postillion Hotels werkt al sinds 2014 met Elari. Ze zijn ooit begonnen met digitale factuurverwerking en werken ondertussen ook al met de inkoopmodule. Richard Bosman, Finance manager bij Postillion, maakte de overstap zelf niet mee, maar heeft met 20 jaar in de horecabranche wel een duidelijke vergelijking: "Het verschil tussen facturen stempelen en facturen ineens automatisch verwerken is enorm!"

Van stempels drukken naar 'dat wil best aardig lukken!'

"De implementatie van Elari Inkoop duurde even, omdat de software uitgerold moest worden over diverse locaties. Bij sommige medewerkers proef je daarnaast weerstand wanneer een verandering plaatsvindt. Dit alles vertraagde het proces al iets en net toen we flink wilden doorpakken, kwam COVID-19. Toen hebben we bewust gekozen onze tijd te nemen met de uitrol," aldus Richard.

"Ik ben erg enthousiast over Elari. Een wisseling van personeel is gebruikelijk in de horecabusiness, dus moet je je personeel goed kunnen betrekken bij processen, met duidelijke en uniforme richtlijnen. Elari is gebruiksvriendelijk en intuïtief genoeg zodat nieuwe medewerkers snel aan het werk kunnen." Van stempels drukken naar 'dat wil best aardig lukken': het management heeft het digitale inkoopproces nu ook beter onder controle.

"Vroeger belden we alle leveranciers voor bestellingen, dus daar ging veel tijd in zitten én het was foutgevoelig. Nu zit alles in Elari. Alle correspondentie is altijd terug te vinden, dus is het voor management veel makkelijker om controle te behouden. We hebben niet voor niets een stuk of zes hoofdleveranciers, dus moet het inkoopbeleid natuurlijk wel worden nageleefd. Die garantie hebben we met Elari en het inkoopproces wordt een stuk eenvoudiger."

Factuurverwerking geregeld binnen 24 uur per week

"Met de helft van de finance-medewerkers moesten we hetzelfde werk verrichten, en ook nog eens vanuit huis. Het was dus een mooie kans om verder te digitaliseren en die werklast draagbaar te maken. De factuurverwerking kan ondertussen binnen 24 uur per week door één persoon geregeld worden, voor alle zeven Postillion Hotels-locaties."

"Daarnaast hebben we processen anders ingericht: de verantwoordelijkheid voor bestellingen ligt nu onder andere bij de koks zelf. In de keuken kan het behoorlijk hectisch zijn, dus wil je niet tien minuten over een bestelling doen. Dat moet binnen een paar klikken geregeld zijn, en dat lukt in Elari. De OCI-webshopkoppelingen zijn hier echt een uitkomst bij."

Minder tijd achter de computer, meer tijd in de keuken

Postillion is ook op andere vlakken actief bezig met digitaliseren, automatiseren en optimaliseren, met het doel om kantoorloze locaties te hebben. Denk aan virtuele tours als alternatief voor iemand inhuren voor een rondleiding op locatie, of software die op maat gemaakte offertes automatisch opstelt op basis van een aanvraagmail. "Met deze techniek kunnen we klanten binnen twintig minuten een aanbieding geven, in plaats van dat er bij complexe aanvragen zelfs meerdere dagen overheen gaat. Dan hebben potentiële klanten de tijd om naar de concurrentie te stappen. Het klinkt misschien gek, maar door deze robotisering kunnen we juist klantvriendelijker zijn."

Dat geldt voor Elari ook: minder tijd achter de computer betekent meer tijd achter de balie of in de keuken. Daarnaast maakt Elari thuiswerken mogelijk voor het kantoorpersoneel.

Flexibel blijven met OCI-koppelingen

Inkopen voor diverse keukens blijft een uitzonderlijk proces met veel variatie. "Er wil nog wel eens een grammetje meer of minder bloem, meel of bananen geleverd worden. Het proces om dit goed geregistreerd te krijgen in Elari heeft even geduurd, maar de koppeling met Bidfood werkt nu prima. Zulk soort afwijkingen en variaties kan Elari Inkoop dus ook aan."

"Ik zou streng willen sturen op het gebruik van de OCI-koppelingen en alleen bestellen bij onze zes hoofdleveranciers. Toch vraagt werken met verschillende locaties om flexibiliteit: aan de ene kant wil je de kosten en het gedoe van een wildgroei aan leveranciers besparen, aan de andere kant wil je ook kunnen inspelen op lokale kortingen en acties. Dat kan Elari ook bieden."

"Gaan we intensiever met een nieuwe leverancier werken? Top, maar dan willen we wel kijken of een OCI-koppeling mogelijk is. Liever lui dan moe, want zeker in onze branche is het vliegen en hollen."

Richard Bosman, Finance manager bij Postillion Hotels

Vooraf controle over kosten

Het grootste voordeel aan Elari Inkoop voor Richard? De garantie dat medewerkers zich aan het inkoopbeleid houden. "Het is erg prettig dat we van tevoren kosten kunnen beoordelen in plaats van achteraf, wanneer we al betaald hebben. Locatiemanagers hebben de vrijheid en verantwoordelijkheid om zelf beslissingen te nemen, onder andere wat betreft inkoop voor hun eigen locatie, maar het is prettig om bepaalde kosten van tevoren in te kunnen schatten."

"Vroeger werden bestellingen gewoon geplaatst en kregen we achteraf de factuur te zien. Met Elari hebben we hier meer controle over en kunnen we rekening houden met seizoensgebonden kosten."

"Met Elari is een factuur beoordelen geen moeite. Het is met een paar klikken klaar."

Richard Bosman, Finance and administration manager

Volgende stap: Contractmanagement en Spend Analytics

Postillion had in 2021 nog niet de tijd om te optimaliseren met Spend Analytics, maar heeft wel de ambitie om te gaan analyseren, vergelijken en verbeteren. Naast Inkoop en Factuurverwerking gaan ze ook aan de slag met Contractmanagement, als volgende stap richting een volledig touchless Purchase to Pay-proces.

"De manier van werken verschilt per manager, per locatie, per contractsoort. Daar willen we echt meer uniformiteit in hebben, en met de inzichten uit Contractmanagement kunnen we bijvoorbeeld kijken naar groepskorting. We willen contracten centraal én op locatie digitaal kunnen bijhouden op een gestandaardiseerde manier."

Benieuwd of Elari Purchase to Pay ook voor jouw organisatie werkt?

Je kunt meer informatie vinden op de Purchase to Pay-pagina. We laten je de kracht van Elari ook graag live zien tijdens een online demo. Daarvoor kun je contact met ons opnemen of direct een vrijblijvende, gratis demo aanvragen.