Betaalgemak voor docenten, directeuren én Finance bij OOZ

OOZ (Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio) is een onderwijsorganisatie in Oost-Nederland, met ongeveer veertig scholen in het primair, voortgezet en speciaal onderwijs. Locaties variëren van 50 tot 1.500 leerlingen, sommige met een decentrale administratie.

Senior Financieel medewerker Marc Offenberg: "Dit is best een complexe situatie. Daarom is het fijn om één systeem te hebben dat gewoon werkt, zonder te veel gedoe voor de scholen. Veel fijner dan allemaal losse pakketten." OOZ startte niet voor niets met Elari voor uitgaven van medewerkers en factuurverwerking.

Afscheid nemen van losse bankrekeningen

"Toen ik in 2022 in dienst kwam, werd er net met een grote school gefuseerd," herinnert Marc zich. "Deze school had acht locaties met allemaal bankrekeningen in eigen beheer, met eigen pasjes en eigen werkwijzen. Door het toepassen van de slimme betaalpassen hebben we uiteindelijk afscheid kunnen nemen van een tiental bankrekeningen. Zo'n overgang naar een nieuw systeem en werkwijze is even wennen, maar inmiddels is het werken met Elari helemaal ingeburgerd."

Nieuwe werkwijze met slimme betaalpassen

Bij het inrichten van de nieuwe werkwijze koos OOZ voor verschillende sporen, van cashless betalen tot inkopen op rekening.

Sturen op cashless betalen met passen

Marc: "Het lukt ons helaas niet om op iedere locatie volledig cashless te werken. Op enkele scholen is omgaan met geld zelfs onderdeel van het lesprogramma. Denk ook aan contant geld in kantines. Buiten deze uitzonderingen sturen we stevig op het gebruik van betaalpassen, voor het doen van boodschappen bijvoorbeeld. Elari biedt mogelijkheden om contant geld te combineren met slimme betaalpassen. Alle uitgaven staan in één systeem."

Sturen op inkopen op rekening

"Daarnaast sturen we op inkopen doen op rekening," gaat Marc verder. "Vooral de grote inkopen willen we via de factuurverwerkingssoftware van Elari ontvangen. Zo maken we goed gebruik van de procuratie die we daarvoor hebben ingericht."

"Met meer dan 2.000 collega's is het voor ons niet haalbaar en bovendien niet nodig om iedereen van een betaalpas te voorzien," legt Marc uit. "Zeker voor kleine locaties zijn één of twee passen vaak genoeg, juist omdat we sturen op inkopen op rekening."

"Op grotere locaties zijn er wel iets meer passen in omloop, die aan vakgroepen worden meegegeven. De scholen bepalen zelf of de pas wordt opgehaald en ingeleverd bij de decentrale administratie, of dat ze bij de vakgroepen blijven. Scholen hebben de vrijheid om die beleidsvoering zelf te bepalen. Zo houden we de balans tussen scholen, voorzien van vrijheid binnen onze risicokaders. Periodiek passen we interne controles toe."

Passen ideaal voor kleine, incidentele uitgaven

Marc: "We hebben afspraken over daglimieten en scholen kunnen zelf ophogingen aanvragen wanneer ze dat nodig vinden. Denk bijvoorbeeld aan periodes met veel schoolreisjes. De passen worden dan ook in het buitenland gebruikt. Als je daar ter plekke moet betalen en het niet op rekening kan, is het ideaal om de betaalpas te kunnen gebruiken."

Online betalingen in webwinkels en met creditcardfunctionaliteit

"Bestellen bij webwinkels met iDeal via de slimme betaalpassen werkt ook goed," vertelt Marc. "Bijvoorbeeld wanneer er lesmateriaal wordt besteld via bol.com. Online betalingen vinden ook plaats, bijvoorbeeld voor het bestellen van tickets. Daar komt de creditcardfunctionaliteit van Elari Cards goed van pas."

Diverse voordelen: loslaten, minder bankrekeningen, eenvoudiger declaratieproces

"Inmiddels werken we een aantal jaren met Elari," benoemt Marc. "Daardoor hebben we tientallen bankrekeningen kunnen sluiten. We werken nu centraal en dat is wel zo prettig. Daarnaast zijn medewerkers te spreken over hoe het declaratieproces is vereenvoudigd. Dat merkten ze meteen en dit wordt als erg prettig ervaren. Het enige dat ze hoeven te doen is het indienen van een bonnetje voor de declaratie. Een foto of een scan maken en het is klaar. De codering vindt vaak automatisch plaats. We zien nu veel minder declaraties in ons salarissysteem en medewerkers hoeven niet meer te wachten op het terugstorten van voorschotten."

"Door dit soort voordelen te benoemen, krijg je de organisatie mee in de verandering die je doorvoert," raadt Marc aan. "Dan kun je gerustgesteld afscheid nemen van je oude systeem en de bijbehorende bankrekeningen en passen. Bij scholen die al wat langer met Elari werken, zijn die voordelen heel duidelijk uitgekristalliseerd. Voor nieuwere scholen zijn wijzigingen zoals een extra pas aanvragen zo geregeld."

"De medewerkers zijn te spreken over hoe het declaratieproces is vereenvoudigd. Ze hoeven niet meer te wachten op het terugstorten van voorschotten."

Marc, Financial Controller

Besparing op tijd, energie, handmatig werk en gedoe

Marc: "Nu we diverse bankrekeningen kunnen opzeggen, merk je hoeveel werk dat eigenlijk kostte. Zoals de hoeveelheid tijd en energie die in contact met banken zat om wijzigingen door te voeren. Stel je hebt vier nieuwe passen nodig. Die vragen we nu in Elari aan en ze zijn binnen een paar dagen klaar, gekoppeld en gebruiksklaar. Dat is een stuk eenvoudiger dan passen aanvragen bij een bank. Die processen verlopen een stuk trager. Daar hebben we nu gelukkig niet meer mee te maken."

Cijfers rollen er vanzelf uit

Marc: "Met een druk op de knop staan uitgaven aan het einde van de maand in de boekhouding. Dan kunnen we bij Finance ook verder met het voorzien van de juiste informatie. Iedereen weet inmiddels precies wat en wanneer ze moeten aanleveren, zodat we compleet zijn. We hebben een vast ritme en daardoor heerst er duidelijkheid. Dat proces verloopt heel soepel. De cijfers rollen er bij wijze van spreken vanzelf uit en daar kunnen de scholen weer mee aan de slag. We halen onze deadlines nu met gemak."

Prettig contact met de Elari Supportafdeling

"In vergelijking met bijvoorbeeld banken is de Elari Supportafdeling uitzonderlijk toegankelijk," vertelt Marc. "Dat is een wereld van verschil. In de kennisbank van Elari, genaamd Elari DIRK, kunnen we onze wensen en vragen kwijt. Als iets niet werkt, kunnen we via de chat, mail of telefonisch contact opnemen met de supportafdeling die ons altijd fijn te woord staat. Het contact is minder formeel en laagdrempeliger dan bijvoorbeeld bij banken. Ook hierin ervaar ik gebruiksgemak."

Overzicht in één systeem

"Alles staat in één systeem," zegt Marc. "Dat is het mooie van de combinatie tussen de slimme betaalpassen en de factuurverwerkingssoftware van Elari. Bij sommige scholen gaat er behoorlijk wat geld om in Elari. Ook bij kleine uitgaven is het heel fijn om die informatie te hebben. Uiteindelijk tellen ook die kleine uitgaven op tot een substantieel bedrag. Nu hebben we overal inzicht in. Voor medewerkers voelt het alsof ze 'gewoon' op pad zijn met een bankpas, maar aan de achterkant werkt het veel beter. Daarmee is het voor Finance een gebruiksvriendelijker proces dan vroeger."

Benieuwd wat Elari voor jouw school doet?

Ontdek Elari Expense: een combinatie van slimme betaalpassen en declaratiesoftware. Net zoals bij OOZ is dit naadloos te integreren met Elari Purchase to Pay: inkoop-, factuurverwerking- en contractmanagementsoftware. Benieuwd hoe het is om alle uitgavenstromen in één systeem te beheren? Vraag een vrijblijvende online demo aan en ga het gesprek met ons aan.