Middin verwerkt tientallen inkooporders per dag met maar 2 inkoopadviseur

Middin is een grote zorgorganisatie verspreid over Zuid-Holland. Op wel 180 plekken ondersteunen ze mensen met een beperking of niet-aangeboren hersenletsel. Op al die zorglocaties werken in totaal zo'n 3.000 medewerkers. Met tientallen inkooporders per dag kan dit een behoorlijk complex inkoopproces opleveren. Gelukkig maakt Middin al sinds 2017 gebruik van Elari om hun uitgavenprocessen te stroomlijnen.

Elari als reden om te solliciteren

Daniël van Someren, adviseur inkoop, heeft de implementatie van Elari net niet meegemaakt. Het feit dat Middin al met Elari werkte, was voor hem juist een reden om in dienst te komen. Daniël vertelt: "Als ik de processen van voorgaande werkgevers vergelijk met hoe het is om bij Middin met Elari Inkoop te werken, bevalt me dat heel goed."

Twee adviseurs beheren het volledige inkoopproces

Middin heeft maar twee adviseurs inkoop, waar Daniël er eentje van is. "Mijn collega en ik doen alleen inkoopprojecten. Ik verwerk bijvoorbeeld mutaties in Elari als een zorglocatie verhuist. De hele operationele inkoop vindt op de zorglocaties zelf plaats. Dat is mogelijk met Elari, vooral dankzij de OCI-koppelingen."

"Met Elari houden we het proces behapbaar voor 180 locaties en 3.000 medewerkers. Anders hadden we dat nooit met maar twee adviseurs inkoop gered. Er gaan tientallen orders per dag doorheen, omdat ons beleid is om zoveel mogelijk via Elari in te kopen."

"Als Middin een traditioneel inkoopproces had, zouden we hiervoor 5 FTE extra moeten aannemen."

Daniël van Someren, Adviseur inkoop bij Middin

Factuurverwerking wordt steeds beter

Daniël vertelt verder: "Bij Middin werken we voornamelijk met PDF-facturen en soms met XML-facturen. Met XML vindt er een automatische 3-way match plaats. Het is fijn dat je daardoor minder werk hebt aan het factuurverwerkingsproces. Daarom ga ik proactief in gesprek met leveranciers of ze ons van XML-facturen kunnen voorzien en of ze een OCI-koppeling beschikbaar hebben. Collega's van de crediteurenadministratie laten weten dat de factuurmatching van Elari steeds beter wordt." Bijvoorbeeld dankzij Autosuggest, een AI-gedreven functionaliteit die boekingsvoorstellen doet op basis van historische data.

Middin verbetert continu met Spend Analytics

Niet alleen is het bewonderenswaardig dat Daniël proactief met leveranciers in gesprek gaat. Hij gebruikt ook Spend Analytics om verbetermogelijkheden inzichtelijk te maken. "Voor analyses van onze processen gebruik ik bijvoorbeeld het productgroepenoverzicht en het Kraljic-matrix. Op basis daarvan kan ik rapportages genereren voor het management. Daarbij laten de analyses ook zien welke kansen we kunnen benutten om bijvoorbeeld ons leveranciersbestand te optimaliseren."

Elari Purchase to Pay is gebruiksvriendelijk en intuïtief

Daniël vertelt: "Het gebruiksgemak van Elari Purchase to Pay is goed. We hoeven nieuwe medewerkers geen cursus of iets dergelijks te geven om met Elari te werken. Ze komen er bijna altijd zelf wel uit. De software is namelijk intuïtief en gebruiksvriendelijk ingericht. We krijgen sowieso nooit klachten over dat de software te ingewikkeld zou zijn. Medewerkers hebben altijd de ruimte om vragen te stellen, maar het aantal vragen dat we krijgen, is beperkt. Alles wijst zichzelf."

"Als we dan wel vragen krijgen waar ik het antwoord niet op weet, neem ik contact op met de Elari supportafdeling," gaat Daniël verder. "Die spreek ik meestal één keer per maand en dat contact verloopt altijd prettig. De reacties per mail mogen van mij iets sneller, maar als ik echt haast heb, bel ik gewoon. Dan is het meestal vlug geregeld. Daarnaast kunnen we terugvallen op Elari DIRK met alle kennisartikelen."

Als Daniël het grootste voordeel van Elari moet omschrijven, zegt hij: "Elari helpt met het volledig ontzorgen van alle operationele inkooporders."

"Elari helpt met het volledig ontzorgen van alle operationele inkooporders."

Daniël van Someren, Adviseur inkoop bij Middin

Middin blijft op de hoogte van Elari-ontwikkelingen

Marja Noordermeer, financieel medewerker bij Middin, vertelt: "Eens per maand is er een releasewebinar waarin wordt verteld welke nieuwe opties Elari erbij heeft gekregen. Die probeer ik altijd bij te wonen. Het is fijn dat we op die manier op de hoogte blijven. Ook woon ik weleens een themawebinar bij, waar de Customer Success-afdeling diep ingaat op een specifiek onderwerp. Degene over kunstmatige intelligentie vond ik bijvoorbeeld erg interessant." Extra fijn dat al deze webinars altijd terug te vinden zijn in Elari DIRK, zodat je die op je gemak nog eens kunt bekijken.

Ontdek Elari Purchase to Pay

Middin bespaart veel tijd en handmatige handelingen met Elari, omdat ze daarin hun inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementproces vormgeven. Daniël benadrukt: "Locaties kunnen zonder allerlei ingewikkelde handelingen gewoon bestellingen bij leveranciers doen en dat is heel fijn." Daar gaat het uiteindelijk om: dat het primaire proces gewoon doorloopt. Zeker in zo'n belangrijke sector als de zorg.

Benieuwd wat Elari voor jou kan betekenen? Lees meer over Elari Purchase to Pay.

Wist je dat Middin ook met slimme betaalpassen werkt?

Voor incidentele kosten, zoals boodschappen, kunnen zorgmedewerkers van Middin een slimme betaalpas gebruiken. Hoe dat werkt, lees je op de Elari Cards-pagina. Of lees verder in het succesverhaal van Middin met slimme betaalpassen.