Middin werkt al jaren tevreden met slimme betaalpassen

In de eerste twee jaren dat Middin met Elari werkte, bespaarden ze meer dan €25.000 aan bankkosten. Inmiddels gebruiken ze slimme betaalpassen voor medewerkers al sinds 2017 naar tevredenheid. Elari heeft niet alleen gezorgd voor het besparen van tijd en het verminderen van papierwerk. De hele werkwijze is gestroomlijnd. Middin is nagenoeg cashless en werkt met maar één bankrekening in plaats van 148.

Vroeger: honderd kleine kassen in gebruik

Vroeger had Middin in totaal 148 bankrekeningen en 100 kleine kassen in gebruik. Elke bankrekening had één bankpas welke werd beheerd door een budgethouder. Deze budgethouder, vaak een zorgmanager, had met deze pas alleen de optie om met pin te betalen in de winkel of geld 'uit de muur' te halen. Het contante geld dat op de locaties beschikbaar was, zorgde daarnaast voor veel administratieve lasten.

Middins plan van aanpak

Voordat Middin op zoek ging naar een passende oplossing, wilde ze eerst hun doelstellingen duidelijk hebben. Marja Noordermeer, financieel medewerker, heeft in 2017 meegeholpen met de uitrol van slimme betaalpassen voor heel Middin. De doelstellingen waren als volgt:

• Minder contant geld op de verschillende locaties.
• Minder bankrekeningen.
• Minder kleine kassen.
• Pasboeken alleen voor kleine locatie- en cliëntgebonden uitgaven. Bij voorkeur gaat alles op factuur via Elari Inkoop.
• Ook online betalingen mogelijk maken.
• Minder kasverschillen.

Hoe heeft Middin slimme betaalpassen uitgerold?

Inmiddels werken de zorgmedewerkers van Middin al jaren met slimme betaalpassen. Waar ze eerst met kasgeld betaalden, gebruiken ze nu de passen. Hierdoor konden veel kleine kassen worden gesloten en is contant geld nauwelijks meer nodig. Marja legt uit: "Alleen onze zorglocaties met een verkoopfunctie hebben nog een kleine hoeveelheid wisselgeld. Dat is alles. Medewerkers kunnen geen contant geld meer pinnen en dat werkt prima!"

Wat zijn de eerste resultaten van dit project?

In de eerste twee jaar dat Middin met slimme betaalpassen heeft gewerkt, hebben ze al behoorlijk wat resultaten geboekt. Sinds de overstap naar Elari zijn diverse administratieve lasten drastisch verminderd. Ook heeft de centrale administratie real-time inzicht in de uitgaven van medewerkers. Verder heeft Middin een groot aantal bankrekeningen kunnen sluiten, omdat de slimme betaalpassen voor één rekening kunnen worden uitgegeven.

De volgende resultaten werden behaald:

• 127 bankrekeningen opgeheven.
• 100 van de 120 kassen gesloten.
• Vrijwel alle locaties overgegaan naar één bank.
• 403 slimme betaalpassen voor medewerkers in gebruik op de locaties.
• €25.000 besparing op bankkosten over 2019.

Resultaten anno nu

Marja vertelt: "Dankzij de passen hebben we veel minder bankverkeer en dus ook minder kosten daaraan. Verder scheelt het voor de medewerkers veel tijd om niet meer contant in te kopen. Daarnaast scheelt het voor de locaties en financiële administratie veel tijd en werk."

"We gebruiken de passen onder andere om in de winkel te betalen en voor online betalingen. Dat werkt goed," gaat Marja verder. "Onze HR-afdeling maakt het meest actief gebruik van de passen voor hun softwarelicenties. Die betaalwijze was een must toen we in 2017 overgingen op Elari en dat werkt nog steeds naar tevredenheid."

"Een simpeler systeem voor dagelijkse uitgaven."

Marja Noordermeer, Financieel medewerker

"Ook is onze werkwijze vereenvoudigd," vertelt Marja. "We maken namelijk gebruik van diverse slimme filters. Daardoor is het verantwoorden van uitgaven erg makkelijk. Als een medewerker iets bij een supermarkt koopt, worden die kosten bijvoorbeeld automatisch geboekt op de grootboekrekening 'Voeding'. Onze processen zijn gebruiksvriendelijker en efficiënter geworden. Alles is duidelijk te vinden en het is voelbaar dat we veel tijd besparen."

"Een gebruiksvriendelijk uitgavenproces dat goed en efficiënt werkt."

Marja Noordermeer, Financieel medewerker

Daarnaast benoemt Marja nog een aantal slimmigheden waar Middin gebruik van maakt. "We hanteren per pas een limiet dat we tijdelijk kunnen ophogen. Voor teamuitjes kunnen medewerkers dan een ophoging aanvragen, die de volgende dag eenvoudig door de financiële administratie wordt teruggezet. Ook worden de passen automatisch dagelijks aangevuld tot een gewenst bedrag, zodat er altijd genoeg geld beschikbaar is voor boodschappen."

Middin maakt slim gebruik van de Elari App

Naast specifieke instellingen voor slimme betaalpassen, gebruikt Middin ook de Elari App. Middin werkt namelijk ook met Elari Purchase to Pay. Daar lees je meer over in dit Purchase to Pay succesverhaal. Marja: "De app wordt niet alleen veelvuldig door zorgmanagers gebruikt om online betalingen te voltooien. Administratief medewerkers gebruiken 'm ook om bonnetjes toe te voegen aan hun uitgaven en facturen te beoordelen. Zo kunnen al onze medewerkers mobiel blijven en dat is fijn."

Maak kennis met Elari Expense

Elari Expense is een unieke combinatie van slimme betaalpassen voor medewerkers en declaratiesoftware. Passen als het kan, declareren als het moet. Uiteraard komt de Elari App hierbij goed van pas. Benieuwd naar alle voordelen van deze toekomstbestendige visie op het traditionele declaratieproces? Lees dan verder over Elari Expense.