Meerderweert bespaart tijd op controle en correctie met XML factuurverwerking

M. J. van Riel is een groot transport- en kraanverhuurbedrijf dat in uiteenlopende ondersteuning voorziet op gebied van 'hijsen en heffen'. Denk aan bijzonder transport, industriële verhuizingen en diensten van engineers en uitvoerders. Ze staan bekend om hun kranen en heftrucks: een totaalconcept in turnkey industrial movements.

Een van de kernwaarden van M. J. van Riel is 'hands on werken' en dat is ook terug te zien in hoe ze Elari doorlopend optimaliseren. Hoe ondersteunt Elari M. J. van Riel? Ontdek het in dit succesverhaal.

Waarom heeft M. J. van Riel gekozen voor Elari?

Janôt Embregts, Controller bij M. J. van Riel, heeft het keuzeproces begeleid. Hij vertelt: "Bij een vorige werkgever heb ik Elari al eens geïmplementeerd, samen met Elari Partner AAG. Dat is zo goed bevallen, dat ik de software ook bij mijn huidige werkgever heb aangedragen. Er werd namelijk nog volledig op papier gewerkt. Facturen werden handmatig ingeboekt, verspreid, ondertekend en door de crediteurenadministratie definitief gemaakt voor betaling. Ik dacht meteen: dit moet beter kunnen."

Tijdens het keuzeproces heeft Janôt een aantal criteria opgesteld: niet alleen factuurverwerking optimaliseren, maar ook stappen maken op gebied van inkoop, en de software moest kunnen koppelen met het ERP-systeem. Elari voldeed aan alle eisen.

"Een van de redenen dat we voor Elari kozen, was de optie om het volledige Purchase to Pay-proces vorm te geven."

Janôt Embregts, Controller bij M. J. van Riel

Hoe werkt M. J. van Riel met Elari?

"Inmiddels is de factuurverwerking volledig gedigitaliseerd in Elari en werken we zoveel als mogelijk papierloos," gaat Janôt verder. "We merkten meteen de efficiencyslagen in de routing en in tijdsbesparing. Ten eerste raken facturen niet meer kwijt en is zoeken veel eenvoudiger. Ten tweede hebben we de doorlooptijd kunnen terugdringen van twee weken tot maximaal een week. Soms lukt de verwerking van een factuur zelfs binnen een dag, maximaal binnen een week."

"Vroeger moesten medewerkers op elkaar wachten en was er onduidelijkheid over waar een factuur zich precies bevond in het proces. Met papieren facturen was er natuurlijk geen makkelijk navolgbare audittrail. Dat is nu allemaal real-time inzichtelijk in Elari."

Is Elari geschikt voor de transportbranche?

"Elari is zeker geschikt voor onze branche," concludeert Janôt. "Ik zie weinig verschillen in de digitale factuurverwerking bij M. J. van Riel en bij mijn vorige werkgevers in de zorgbranche bijvoorbeeld. Hetzelfde geldt voor inkoop op bestelbasis of contractbasis. Beide uitgavenprocessen zijn vrij recht-toe-recht-aan. Voor Elari maakt het niet uit of je in de zorg, de overheid of in het bedrijfsleven zit. Het systeem werkt gewoon prettig."

Het grootste voordeel: "de efficiencyslag die je kunt maken"

"Je weet precies waar elke factuur ligt en waarom," vertelt Janôt. "Het is altijd inzichtelijk of en waarom een factuur vertraging oploopt. Daarnaast raken facturen niet meer kwijt, omdat we nagenoeg papierloos werken en alles in het systeem is terug te vinden. Kortom: Elari biedt overzicht. Het biedt een nauwkeurigheid die eigenlijk onmisbaar is."

"Verder is ons factuurverwerkingsproces een stuk minder foutgevoelig dankzij Elari. De tekstherkenning verloopt prima en ook Autosuggest werkt erg fijn. Autosuggest is zelflerend en doet daardoor steeds betere suggesties, zodat de factuurverwerking nóg efficiënter wordt. We werken nu al een jaar met die feature, dus het is tijd voor de volgende optimalisatieslag wat mij betreft," concludeert Janôt enthousiast. "We werken ook al tevreden met XML, dus PEPPOL en koppelen met PowerBI worden waarschijnlijk onze volgende trajecten. De grote bouwbedrijven vragen daar proactief om, dus het is fijn dat we op die behoefte kunnen inspelen."

"De factuurverwerking is minder foutgevoelig en een stuk inzichtelijker dankzij Elari. Het systeem biedt een nauwkeurigheid die eigenlijk onmisbaar is."

Janôt Embregts, Controller bij M. J. van Riel

Een gebruiksvriendelijk digitaal archief voor iedereen

Janôt vertelt verder: "Elari wordt echt omarmd binnen de organisatie. Door de positiviteit van de medewerkers kunnen we blijven doorpakken. Medewerkers hebben direct inzicht in waarom facturen nog niet zijn betaald, en dat wordt erg gewaardeerd. Ook het digitale archief wordt op prijs gesteld, omdat je altijd toegang hebt tot de juiste documentatie en eenvoudig kunt zoeken. Alles dat je nodig hebt, is terug te vinden in Elari."

"Medewerkers willen niet eindeloos scrollen en klikken. Ze moeten gewoon fijn met de software kunnen werken. Elari biedt gelukkig een eenvoudig en overzichtelijk scherm dat makkelijk te bedienen is. De software is erg gebruiksvriendelijk."

Niet alleen factuurverwerking, maar ook Elari Inkoop

"Uit de combinatie tussen factuurverwerking en inkoop in Elari valt ook veel winst te behalen," zegt Janôt. "We moeten namelijk weleens ponton-plateaus inhuren waar kranen op staan. Die kunnen tot veertigduizend euro kosten. Je wil er niet bij de factuur pas achterkomen dat er al goedkeuring is gegeven, terwijl dat eigenlijk niet de bedoeling was. Je wilt het fiatteringsproces juist naar voren halen. Als je alles aan de voorkant al goed neerzet, kan de factuurverwerking daarna automatisch." Touchless factuurverwerking.

Samenwerking met Elari Partner AAG

"Omdat ik vroeger met AAG heb samengewerkt, was het voor mij laagdrempelig om AAG op te bellen met de vraag hoe we kunnen blijven optimaliseren. Enerzijds gingen we in gesprek over optimaliseren met boekhoudprogramma Exact. Anderzijds hebben we het natuurlijk over Elari gehad," vertelt Janôt. "Elari Partner AAG is een zeer betrouwbare partij met een groot opgezette business intelligence group. Ondanks dat ze gericht zijn op de zorg, konden ze ook M. J. van Riel goed adviseren. We kunnen goed met AAG samenwerken en hebben een fijne relatie."

Benieuwd wat Elari voor jouw bedrijf kan betekenen?

Ontdek de unieke combinatie van Elari Purchase to Pay en Elari Expense. Door alle uitgavenprocessen in één omgeving onder te brengen, heb je pas écht inzicht in de spend van jouw bedrijf. Van inkoop, factuurverwerking en contractmanagement tot declareren en slimme betaalpassen voor medewerkers: Elari is de oplossing. Ben jij klaar voor overzichtelijk, efficiënt en gebruiksvriendelijk uitgavenbeheer?