Het verzamelen en controleren van de formulieren van 300 kassen kostte het Leger des Heils enorm veel tijd. Nu werken honderden medewerkers met Elari en zijn processen efficiënter dan ooit.
Vanwege de boekhoudkundige termen in financiële systemen vroeg het Leger des Heils advies aan diverse zorginstellingen. Deze raadden aan te werken met een aanvullend pakket dat goed koppelt met financieel systeem AFAS, zodat medewerkers zonder boekhoudkundige kennis ook eenvoudig kunnen werken. In de praktijk is dit met Elari zeker het geval.
Leger des Heils kiest voor slimme betaalpassen
In 2012 was Sander Bos concern controller bij het Leger des Heils. Eén van zijn taken was bouwen aan efficiënte informatievoorziening, onder meer door de implementatie van de software van Elari en AFAS. Inmiddels bekleedt hij de functie van manager BIV/AO. In deze case vertelt hij over de zoektocht naar een werkwijze die de administratieve lasten zou verlichten.
"Onze kasboekingen werden vroeger decentraal ingevoerd in Excel-sheets. Deze verzamelden we bij de financiële administraties en boekten we handmatig in. Vervolgens gingen de kasboekingen door voor verwerking in het financiële pakket dat we gebruikten, Finpak. Dit was een behoorlijke administratieve last. Het kostte enorm veel tijd om de formulieren van rond de 300 kassen te verzamelen en vervolgens ook nog te controleren."
Eerst een nieuw financieel pakket
Toen het Leger des Heils eenmaal besloten had van deze administratieve last af te willen, zochten ze een alternatieve werkwijze. De eerste stap was een nieuw financieel pakket uitkiezen ter vervanging van Finpak. Dit pakket moest de mogelijkheid hebben om de rechten van locatiemanagers en kasboekbeheerders te beperken, met een invoerscherm waarin zij zelf de invoer kunnen doen.
"Voor de pakketten die wij bekeken is boekhoudkundige kennis nodig. In de boekingsformulieren zitten termen die lastig zijn voor een kasbeheerder. We kozen voor AFAS, maar wilden dit aanvullen met een pakket dat ook door onze medewerkers zonder boekhoudkundige kennis te gebruiken is."
"Met een selectieteam, bestaande uit een aantal financiële administrateurs van verschillende locaties en collega's van ICT, gingen wij op referentiebezoek bij een aantal zorginstellingen. Wij waren op zoek naar een oplossing waarbij we vooral letten op gebruiksgemak en een bestaande koppeling met AFAS. De zorginstellingen gaven aan Elari te gebruiken. Elari heeft ook een cliëntgeldenfunctionaliteit en dat is voor ons ook een belangrijke functionaliteit. Uiteindelijk hebben wij in een directieoverleg het gebruik van Elari in combinatie met AFAS gepresenteerd als case."
"Binnen een maand was Elari operationeel."
Sander Bos, Manager BIV/AO
500 gebruikers in Elari
Voor de implementatie van Elari leverde het Leger des Heils invoersheets aan, die vervolgens werden ingelezen. Binnen een maand was Elari operationeel op de eerste locatie. Voor de overige locaties kozen zij voor een gefaseerde invoering.
"Wij kozen voor een tijdsinvestering waarbij de lokale kasboekbeheerders een training kregen om niet meer in Excel-sheets te werken, maar in Elari. Het kost tijd om medewerkers van hun oude gebruiken af te krijgen. Dat is net zo met AFAS, waarin zij de optie hebben om bankafschriften te importeren of over te typen, zoals ze gewend zijn."
Inmiddels heeft het Leger des Heils meer dan 650 gebruikers en bijna 400 bank- en kasboeken in Elari.
"Voor onze welzijnstak vertrouwen we vooral op cliëntgelden en de kasboeken. Maar ook bij het Kerkgenootschap steunen we op Elari. Daar hebben wij 100 kasboeken waarin de penningmeesters alle mutaties volledig in Elari verwerken."
Elari vereenvoudigt het kasverkeer
Op de vraag wat het gebruik van Elari het Leger des Heils oplevert, heeft Sander een duidelijk antwoord: "Een enorme efficiencyslag, de vereenvoudiging van het kasverkeer en de vereenvoudiging van cliëntgelden. Er zijn minder administratieve lasten bij de organisatie, waardoor er minder administratief werk is."
"Bij het Leger des Heils maken we onderscheid tussen primaire en secundaire processen. Ons primair proces is dat wij mensen helpen. Hierin willen wij uitblinken. Met Elari en AFAS maken we voor ons secundair proces gebruik van best practice basisvoorzieningen die ons in staat stellen ons te focussen op ons doel: het helpen van mensen."
