Koraal is een organisatie die bestaat uit elf stichtingen in Limburg en Noord-Brabant. Ze bieden advies en ondersteuning aan mensen met een beperking of belemmering op verstandelijk, lichamelijk en/of psychosociaal gebied.
Verantwoording van gelden
De verwerking van decentrale gelden was binnen de administratie van Koraal een doorn in het oog. Medewerkers waren erg veel tijd kwijt om de verantwoording van de gelden op de juiste manier in het financiële systeem te verwerken. Medewerkers moesten veel dubbele handelingen en controles doen. Daarnaast ging er veel fout in het proces. Zo kwamen kasverschillen bijvoorbeeld vaak voor.
Decentrale gelden flexibel inrichten
Omdat Koraal meer grip op het proces wilde, zochten ze een webportaal om de kas-, bank- en cliëntgelden flexibel in te richten. Een belangrijke vereiste hierbij was dat het registreren en verantwoorden van deze gelden bij de medewerkers in het veld diende te gebeuren. De uiteindelijke keuze viel op Elari, omdat deze het beste aansloot op de eisen en wensen.
Slimme betaalpassen in combinatie met Elari
Elari levert de slimme software achter betaalpassen voor medewerkers. Waar uitgaven bij declaraties pas achteraf inzichtelijk zijn, worden betalingen met Elari direct verwerkt in het digitale overzicht. Daarnaast heb je toegang tot diverse analyses en rapportages. Dit betekent real-time inzicht in en controle over alle zakelijke uitgaven.
"Het bijhouden van gelden voor medewerkers in het veld is enorm versimpeld!"
Antoine Laumen, Hoofd financiële administratie
Een kwalitatief hoogstaande oplossing
Antoine Laumen, Hoofd Financiële Administratie: "De belangrijkste doelstelling van het project was om een efficiëntere werkwijze te hanteren. Tijdswinst binnen de leefgroepen en de financiële administratie was een must. Door het verminderen van handelingen en fouten zou deze doelstelling gerealiseerd moeten worden."
"Dankzij Elari is het bijhouden van decentrale gelden voor medewerkers in het veld sterk versimpeld. Ook op managementniveau profiteren wij van de voordelen. Zo biedt het nieuwe kasbankboek bijvoorbeeld meer mogelijkheden om actuele en betrouwbare financiële informatie aan te leveren. De doelstellingen zijn dan ook ruimschoots behaald. De uitdagingen die het project heeft gekend, hebben voor een kwalitatief hoogstaande oplossing gezorgd. We kijken uit naar de toekomstige samenwerking met Elari!"
De tijd die medewerkers overhouden, kunnen ze besteden aan het ondersteunen van mensen met een beperking of belemmering. Het verwerken van cliëntgelden is niet langer een omslachtige taak: medewerkers regelen deze administratie nu eenvoudig in Elari, terwijl het management profiteert van actuele en betrouwbare financiële gegevens.
