Kinderrijk was binnen een werkweek live met Elari Cards

Stichting Kinderopvang Kinderrijk is marktleider in Amstelveen met 45+ locaties verspreid over Amsterdam en Amstelveen, waar 500 medewerkers voor 3.500 kinderen zorgen. Dagelijks zet Kinderrijk zich in om kinderen de wereld te laten ontdekken en hen te stimuleren spelenderwijs te ontwikkelen, op basis van sterke pedagogische kennis. Het is dus cruciaal dat Kinderrijk een betrouwbare betaalmethode heeft om bijvoorbeeld activiteiten te kunnen organiseren. Daarom werken ze tegenwoordig met Elari Cards.

Vroeger: kasverschillen en verloren bonnetjes

Soufyan, lid raad van bestuur bij Kinderrijk, vertelt: "Vroeger werkten we met traditionele kasboeken, kasverschillen, verloren bonnetjes en papieren archieven. Medewerkers moesten kasgeld opvragen bij de leidinggevende, zodat ze aankopen konden doen. Toen wilde het nog weleens voorkomen dat er geen contant geld beschikbaar was. Dat wil je natuurlijk voorkomen. En als er wel kasgeld was, ging je op pad en moest je na de aankoop de bon en het wisselgeld inleveren. Gelukkig zijn we snel overgestapt op een digitaal proces. Toentertijd was ik nog niet bekend met de slimme betaalpassen van Elari, dus zijn we eerst met een alternatief aan de slag gegaan."

"Onze ervaring met de vorige leverancier van betaalpassen vertoont gelijkenissen met de functionaliteiten van Elari Cards," zegt Soufyan. "Helaas ontstonden er enkele uitdagingen met de beschikbaarheid van hun product, wat resulteerde in een zekere mate van vertrouwensverlies aan onze zijde. Aangezien ons systeem volledig geautomatiseerd is, kunnen zelfs korte onderbrekingen in de beschikbaarheid ervan ons volledige proces stilleggen. Dit heeft directe gevolgen voor de financiering van activiteiten voor kinderen, zoals buskaartjes, tickets en lunch. Het is voor ons dus van cruciaal belang dat het betaalproces betrouwbaar is. In ons streven naar zekerheid zijn we op zoek gegaan naar een alternatieve oplossing die beter aansluit bij onze behoeften."

Een bliksemsnelle en prettige implementatie

Soufyan deelt zijn ervaring: "Inmiddels was ik bekend met Elari en heb ik snel contact gezocht met accountmanager Ivo om de mogelijkheden van Elari Cards te bespreken. Eerder hadden we al gezien dat Elari diverse mogelijkheden bood die onze vorige leverancier niet had."

"De implementatie verliep zorgvuldig, snel en goed. Niet gehaast, maar wel vlot."

Soufyan, Lid raad van bestuur bij Kinderrijk

Ivo vult aan: "Soufyan nam op vrijdagochtend contact met me op en na een kort gesprek maakten we meteen een afspraak voor een intake op maandag. Nog diezelfde vrijdagmiddag had Kinderrijk een account om Elari Cards te koppelen, dankzij consultant Lisa. Op maandag gaf ik een demo aan de administratieve krachten en konden we direct van start. Slechts vier dagen later, op donderdag, had Lisa ook de Elari-omgeving van Kinderrijk ingericht en waren de passen gereed voor gebruik. Mijn complimenten aan alle betrokken partijen; het is bewonderenswaardig hoe snel we hebben kunnen schakelen."

Soufyan voegt eraan toe: "Het was bijzonder prettig dat Ivo de urgentie begreep en snel handelde. Normaal gesproken wordt er meer tijd genomen voor het opstellen van overeenkomsten, maar Elari durfde het risico te nemen om dit proces voor ons te versnellen. Tijdens de implementatie werden we uitstekend begeleid. Het vertrouwen was vanaf het begin aanwezig aan beide kanten. Dat is precies wat ik zocht."

Medewerkers betalen "gewoon" met de pas

"De werking van Elari Cards was de doorslaggevende reden voor onze overstap," benadrukt Soufyan. "Het betaalproces is vergelijkbaar met dat van onze vorige leverancier. Hoewel we dus geen grote tijds- of kostenbesparingen hebben gerealiseerd, waren vertrouwen in het product en de samenwerking bepalend in ons besluit."

"We merken enkele nuances op in de producten. Zo zijn de overzichten in de Elari-webversie wellicht iets minder intuïtief voor de administratie in vergelijking met ons vorige pasbeheersysteem. Aan de andere kant biedt de Elari App juist een zeer plezierige gebruikerservaring. Deze app functioneert uitstekend en vormt een waardevolle aanvulling op de oplossing die op de locaties veel wordt benut."

"Nu we werken met Elari Cards, vragen pedagogische professionals een pas op bij een assistent-leidinggevende," legt Soufyan uit. "Dan lopen ze zo de winkel in, halen ze de spullen die ze nodig hebben en leveren ze de pas en het bonnetje weer in. Dat werkt voor hen heel prettig. De assistent-leidinggevende uploadt dan een foto van het bonnetje en verantwoordt de uitgaven. De leidinggevende krijgt automatisch een notificatie en beoordeelt de verantwoording met een druk op de knop."

"De Elari App functioneert uitstekend en vormt een gebruiksvriendelijke en waardevolle aanvulling op de oplossing die op Kinderrijk-locaties veel wordt benut."

Soufyan, Lid raad van bestuur bij Kinderrijk

De drie grootste voordelen van werken met Elari Cards

Soufyan noemt drie redenen waarom Elari Cards voor Kinderrijk werkt: betrouwbaarheid, schaalbaarheid en een goede fit met kinderopvangspecifieke processen.

1. Een betrouwbare betaalpas van een betrouwbare leverancier

Soufyan vertelt: "Elari is betrouwbaar en ik ervaar het partnerschap met Elari ook als erg betrouwbaar. De organisatie staat open voor input en het voelt ook alsof daar iets mee gedaan wordt. Alsof Elari blijft verbeteren."

2. Elari is toekomstbestendig

"Daarnaast schaalt de software mee met je organisatie. Daardoor is Kinderrijk nu wendbaar, onafhankelijk van locatie of groei. We hebben niet ineens extra medewerkers nodig om onze processen te kunnen bijbenen. Het heeft ongekende mogelijkheden qua aantallen en volume. De oplossing is voor elke omvang prima inzetbaar, zelfs onafhankelijk van sector."

3. Elari maakt processen passend en efficiënter

"Dat gezegd hebbende: juist voor kinderopvangspecifieke processen werkt Elari heel goed. Je wil de pedagogische professionals genoeg autonomie en vrijheid geven om hun werk goed en prettig te kunnen doen. Ze moeten juist ook zelf keuzes kunnen maken in wat ze inkopen, in plaats van dat we alles centraliseren. Natuurlijk helpt de software processen ook efficiënter te maken."

Nog een voordeel ten opzichte van de vorige leverancier: optimalisatiemogelijkheden rondom notificaties en drempelbedragen. "Die opties voor procesverbetering zijn we nu in Elari aan het onderzoeken," benoemt Soufyan. "Als leidinggevende wil je bijvoorbeeld niet iedere declaratie zien, maar alleen declaraties boven een bepaald bedrag."

Werken Elari Cards ook buiten de kinderopvangbranche?

Ivo: "Zeker! Zoals Soufyan al aangeeft, kunnen we de instellingen zo aanpassen dat het geschikt is voor uiteenlopende organisaties. Bekijk bijvoorbeeld onze andere Elari Card-succesverhalen." De kracht van Elari bewijzen we natuurlijk het liefst via een live demo. Spreken we je binnenkort?