3.300 medewerkers met elk een eigen manier van het verwerken van kasgelden is een foutgevoelige situatie. Gelukkig was HVO-Querido binnen een week aan Elari gewend. Eerst probeerden ze een oplossing te vinden in een zelfontwikkelde spreadsheet. Toen dit te bewerkelijk en foutgevoelig bleek, kwamen ze bij Elari terecht. De controlemogelijkheden voor zowel de financiële administratie als teamleiders waren reden voor een unanieme 'go' voor Elari.
3.300 medewerkers, 70 kassen, 50 locaties
"Zo een situatie is nu eenmaal foutgevoelig. Dat signaleerde mijn leidinggevende op tijd," vertelt Gerard Emmens, medewerker financiële administratie bij HVO-Querido. "Daarbovenop zorgde het handmatig overnemen van de kasboeken voor onnodig extra werk. Daarom namen we direct een besluit: hier gaan we mee aan de slag."
Spreadsheets en Accountview
"We begonnen met de interne mogelijkheden, zoals een zelfontwikkelde spreadsheet voor in Accountview. Alleen bleek dit te bewerkelijk." Toen HVO-Querido er zelf niet uitkwam, schakelden zij adviesbureau AAG in. "We gaven aan dat we op zoek waren naar een gebruiksvriendelijk systeem om onze kas- en bankboeken op een veilige manier te beheren. Elari was hun eerste advies."
Samen met zijn leidinggevende, een directe collega van de financiële administratie, een administrateur en drie locatiemedewerkers bekeek Gerard Emmens het programma. "Vanuit de werkgroep hebben wij toen het ja-woord gegeven, omdat direct duidelijk was dat het systeem niet alleen tot betere beheersmogelijkheden voor ons op de financiële administratie leidt, maar ook voor de teamleiders."
Een heldere procedure
Na de goedkeuring volgde de implementatie. "Er was een duidelijke planning opgesteld. Het was transparant welke informatie wij moesten aanleveren om het proces zo goed mogelijk te laten verlopen. Ook was het duidelijk wat wij daarvoor terug konden verwachten. Mede dankzij die goede communicatie is het gladjes verlopen."
Zoals wel vaker gebeurt bij de introductie van een nieuw systeem, waren de medewerkers eerst vrij terughoudend. "Een nieuw programma is in het begin altijd eng, maar vanaf het moment dat zij in het programma gingen werken, was iedereen gelukkig snel om. Zelf zat ik er ook binnen een week al goed in. En zelfs een teammanager die wat conservatief is over nieuwe programma's, was op een gegeven moment laaiend enthousiast. Zulke momenten zijn echt een overwinning."
"Door het gebruik van minder cash zijn we risico's de meester. Maar dat wisten we vooraf."
Charles Stoelman, Teamleider financiële administratie
Cash of card?
Inmiddels werkt HVO-Querido al jaren met Elari. Daar hebben ze een gestructureerde werkmethodiek voor. "Kleine uitgaven voor cliënten doen wij cash, omdat vele van onze cliënten niet overweg kunnen met digitale betaalmiddelen. Aan de andere kant staan bedrijfsmatige uitgaven. Die doen we met de prepaid-cards, tenzij het een heel grote uitgave betreft. Dat gaat dan weer op basis van inkoop."
Ook de registratie van uitgaven is veranderd. "De functie van mijn afdeling is van een invoerfunctie naar een controlefunctie verschoven. Locatiemedewerkers registreren contante uitgaven in het digitale kasboek en wij kijken het na. Voor onze digitale uitgaven halen we een bestand uit onze ABN Amro-omgeving en importeren dat in Elari. De mutaties komen automatisch direct in het juiste pasboek terecht. Hierna gaan ze door naar locatiemedewerkers, zodat zij de uitgaven kunnen specificeren."
Doelstelling behaald?
Nu HVO-Querido Elari al drie jaar gebruikt, is het tijd om te reflecteren op de doelstelling. Hoe hebben zij die behaald? "Wij hebben nu continu inzage in onze kassen en contante middelen. Dit betekent dat wij op elk willekeurig moment kunnen ingrijpen en niet achteraf zien dat het leed al geleden is." Als leidinggevende heeft Charles Stoelman daar wat aan toe te voegen. "Het gebruik van minder cash is een veiligere manier van werken. Ik zou dus zeggen dat Elari de risicobeheersing levert waar we naar op zoek waren. Maar dat wisten we vooraf."
