Elari optimaliseert factuurverwerking met eigen software

Tijd besparen is niet voor niets waar Elari om draait. Daarom blijven we onze software doorlopend verbeteren én onze eigen spend management processen. In dit succesverhaal geven we twee voorbeelden van hoe we onze eigen factuurverwerking hebben verbeterd: met XML en met PEPPOL.

Elari XML-facturatie optimaliseren met PostNL

Een van onze klanten, een onderwijsorganisatie, merkte op dat XML-facturen van PostNL niet goed verwerkt konden worden. De facturen werden namelijk anders aangeleverd dan aansloot op de instellingen in Elari. Het pdf-bestand en de XML-factuur verschilden van elkaar, waardoor Elari de factuur helaas dubbel verwerkte. Dat moest natuurlijk anders. Samen zochten we naar een efficiënte oplossing.

Consultant Anna en Customer Success Manager Jasper gingen op zoek naar mogelijkheden in hun netwerk om in contact te komen met PostNL. Gelukkig bleek Jasper daar een kennis te hebben. Hij nam contact op met Peter Bonewit, wat resulteerde in een positieve reactie van Pension Officer Ans en Manager Finance Shared Service Center Ebele-Jan. Zij gingen meteen aan de slag en optimaliseerden samen met ons het digitale XML-factuurverwerkingsproces.

Snel actie ondernomen door leverancier PostNL

PostNL begreep waar de onderwijsorganisatie tegenaan liep en handelde efficiënt. We zijn dan ook erg blij dat we samen het proces hebben kunnen optimaliseren. Jasper vertelde trots: "Het team van Ebele-Jan heeft zeer goed werk geleverd. Supermooi dat PostNL dit zo goed heeft opgepakt. Zo werken we samen om de onderwijsorganisatie een prettige gebruikerservaring te bieden. Aangeven dat je hulp nodig hebt bij het optimaliseren van processen in Elari werkt dus echt."

Hoe implementeren wij het PEPPOL-netwerk voor onszelf?

Customer Success Manager Jasper vertelt: "We kunnen het PEPPOL-netwerk natuurlijk niet aan alle Elari-gebruikers aanraden en het dan zelf niet gebruiken. Dit project zat er al een tijdje aan te komen en ik ben ontzettend blij dat we in 2024 eindelijk deze optimalisatiestap hebben gezet. Natuurlijk willen we dat onze klanten ook bij het ontvangen van facturen voor Elari de voordelen van PEPPOL ervaren."

"We kunnen het PEPPOL-netwerk natuurlijk niet aan alle Elari-gebruikers aanraden en het dan zelf niet gebruiken."

Jasper, Customer Success Manager

Hoe is het PEPPOL-project gestart?

Het begon allemaal tijdens een van de maandelijkse themawebinars, in dit geval over XML-facturen en PEPPOL. "Samen met Jasper hebben we eerst een inventarisatie gedaan voor pilotklanten. Dit resulteerde in 17 klanten die mee wilden doen," vertelt onze Finance Administrator Tabitha. "Tijdens de webinars hadden zij aangegeven het PEPPOL-netwerk samen met ons te willen testen. Het gaat in dit geval om klanten die al wel gebruikmaakten van PEPPOL en dat scheelt enorm." Jasper vult aan: "Jammer genoeg liepen we bij drie van die klanten tegen wat problemen aan. Het proces verliep helaas niet zo vlekkeloos als dat we hadden gehoopt."

In samenwerking met Visma-bedrijf AutoInvoice

Jasper gaat verder: "Het facturatiesysteem dat wij gebruiken, heeft ondersteuning van een Visma-zusje (AutoInvoice) nodig als we PEPPOL willen implementeren. Daarom zijn we samen met AutoInvoice gaan kijken naar de opties. Die koppeling was in de eerste instantie niet goed, omdat ons facturatiesysteem was ingericht voor de Scandinavische landen. Hier zijn de regelgeving en verplichte velden anders dan in Nederland. Inmiddels is dat netjes ingericht en daar ben ik heel trots op."

"We merkten namelijk dat voor het versturen van de facturen bijvoorbeeld btw-nummers verplicht werden gesteld. In Nederland is dat niet nodig en wordt er gewerkt met KvK-nummers. Daardoor konden we tijdelijk geen factuur versturen. Daar kregen we een foutmelding van en gelukkig kon ik dat samen met collega Tabitha oplossen. Ondertussen staat dat dus goed, maar het is zeker iets om rekening mee te houden als je zelf met PEPPOL aan de slag wilt. Check goed welke velden voor het versturen van de factuur verplicht worden gesteld."

Supertip van Jasper dus: "Als jij jezelf via Elari aanmeldt bij het PEPPOL-netwerk, doe dat dan altijd met je KvK-nummer. Dat maakt het implementatieproces een stuk efficiënter. En hou er rekening mee dat jouw leveranciers misschien onvoldoende kennis van PEPPOL hebben. Hierin zul je dus proactief en geduldig moeten zijn."

Best practices voor een succesvolle PEPPOL-implementatie

"De belangrijkste take-away voor mij was dat PEPPOL niet zo 'plug-and-play' is als we dachten," vertelt Jasper. "Het is geen knopje omzetten en meteen aan de slag, bij wijze van spreken. Daarbij wil ik benadrukken dat voordelen opwegen tegen de moeite die we erin steken. PEPPOL betaalt zich zeker weten uit."

"Ik was bijvoorbeeld verbaasd over hoeveel partijen betrokken zijn bij de implementatie van PEPPOL. Daar moet je op voorbereid zijn. Voor het versturen van de facturen gebruiken wij software. Deze software gebruikt AutoInvoice om de facturen te versturen. Om via PEPPOL te versturen, wordt gebruikgemaakt van het access point Maventa. Om de facturen te ontvangen in Elari wordt gebruikgemaakt van access point Storecove. Gelukkig 'praten' deze systemen wel met elkaar, maar dit besef is dus wel belangrijk. Kortom: je moet dus wel wat tijd vrijmaken om dit goed in te richten."

Maventa en Storecove zorgen ervoor dat de systemen met elkaar praten: dat de factuur vanuit het facturatiesysteem naar Elari verstuurd kan worden.

"De voordelen wegen zeker op tegen de moeite die je steekt in een PEPPOL-implementatie. PEPPOL betaalt zich zeker weten uit."

Jasper, Customer Success Manager

Benieuwd naar factuurverwerking in Elari, met of zonder PEPPOL?

"Wij kunnen nu hele mooie XML-facturen aanleveren via het veilige PEPPOL-netwerk. Dat is echt top," benadrukt Jasper. "Het uitlezen gaat veel beter bijvoorbeeld, dus klanten hebben er echt iets aan." Ben je benieuwd hoe factuurverwerking met Elari in de praktijk werkt? Vraag een gratis online demo aan of neem contact met ons op. We bewijzen de kracht van onze software graag live.