Met 45.000 inkomende facturen per jaar zijn fouten zeer onwenselijk. Toch had Eden Hotels, met 20 hotels, precies dat probleem: veel te lange doorlooptijden en veel fouten met bijbehorende correcties, omdat de verwerking van de documentenstroom niet efficiënt was ingericht. Door het volledige proces te digitaliseren, van inkoop tot betaling, wilde de hotelketen tijd en kosten besparen. Na een uitvoerig pakketselectietraject bleek Elari het beste aan te sluiten op de eisen en wensen.
Facturen zeer snel terug te vinden
De eerste stap naar een volledig gedigitaliseerd Purchase to Pay-proces was het digitaliseren van inkoopfacturen. Elari Factuurverwerking heeft eerst zes weken proefgedraaid in drie van de elf hotels. De nieuwe werkwijze werd direct als prettig ervaren. Bovendien waren de eerste voordelen direct zichtbaar: minder facturen kwijt, minder fouten tijdens het boeken en een snellere, geautomatiseerde workflow. De allergrootste tijdsbesparing wordt behaald uit het terugzoeken en verwerken van facturen.
Om een nog grotere efficiencyslag te slaan, heeft Eden Hotels met de top-15 leveranciers afgesproken facturen enkel digitaal via de postbus te ontvangen. Dat heeft ervoor gezorgd dat 90% van de facturen digitaal worden ontvangen. Deze kunnen dus nóg sneller verwerkt worden in Elari.
"De samenwerking met Elari voelt als een partnership."
Joost Peeperkorn, Voomalig Financieel directeur
Factuurverwerking met automatische factuurmatching
Nadat de factuurverwerkingssoftware in de gehele organisatie was uitgerold, was het tijd voor de volgende stap. Dat hield het stroomlijnen van het inkoopproces met inkoopsoftware van Elari in. Het mooie van Elari is dat beide processen, factuurverwerking en inkoop, met elkaar worden verbonden. Het systeem signaleert en matcht inkomende facturen automatisch met de bijbehorende, goedgekeurde inkooporder en de levering: een 3-way match.
De facturen worden vervolgens automatisch afgeboekt en klaargezet voor betaling. Voorheen moesten de medewerkers papieren inkooporders en facturen in archiefkasten terugzoeken om deze te controleren. Nu wordt dit automatisch door Elari opgevangen. Dat scheelt enorm veel tijd.
Samenwerking voelt als partnership
Joost Peeperkorn concludeert: "Dankzij Elari is er meer borging van het proces. Alles wordt namelijk digitaal vastgelegd. Daarnaast zijn wij erg tevreden over de service. Lopende zaken worden zeer snel en accuraat opgepakt. Elari doet hun naam eer aan! Proactief zijn ze zeker."
Benieuwd wat Elari voor jouw organisatie kan betekenen?
Benieuwd naar 3-way matching en andere voordelen van Purchase to Pay? We laten de kracht van Elari graag live zien tijdens een online demo.
