Het Centraal Museum is gevestigd in Utrecht. Het museum bestaat sinds 1838 en is het oudste stedelijk museum van Nederland. Het Centraal Museum heeft een uitgebreide collectie oude en moderne kunst, maar ook mode, stadsgeschiedenis en vormgeving. Ook het Dick Bruna Huis en het Rietveld Schröderhuis maken deel uit van het Centraal Museum.
Alhoewel het Centraal Museum veel traditionele items in de collectie heeft, zijn ze bij hun werkprocessen minder gefocust op het traditionele. De traditionele verspreiding van facturen nam namelijk te veel tijd in beslag.
Facturen sneller verwerken
Om de factuurstroom binnen de organisatie te versnellen, koos het Centraal Museum in 2012 ervoor het factuurverwerkingsproces met Elari Factuurverwerking te professionaliseren. Het verspreiden van papieren facturen onder de budgethouders was namelijk een omslachtig proces: facturen die via de post binnenkwamen, werden door de receptie geselecteerd en in het postvakje van de crediteurenadministratie gelegd. Zij verspreidden op hun beurt de factuur over de budgethouders voor goedkeuring. Omdat een factuur vaak langs meerdere budgethouders moest voor goedkeuring, nam dit proces veel tijd in beslag.
"Het systeem zit logisch in elkaar. Daardoor is de acceptatie bij gebruikers erg goed."
Klaas den Boer, Controller
Facturen coderen op onderhoudskosten
Door Elari is het factuurverwerkingsproces binnen het Centraal Museum volledig gedigitaliseerd. Door middel van scan- en herkentechnieken worden boekings- en coderingsgegevens van een factuur overgenomen. Tevens biedt Elari het Centraal Museum de mogelijkheid om facturen te coderen op onderhoudskosten. Het Centraal Museum heeft de rapportages in Elari gekoppeld aan hun onderhoudsplanning, wat een totaaloverzicht biedt van de gemaakte en te verwachten kosten.
Na codering gaat de factuur digitaal de organisatie rond. Budgethouders krijgen door middel van een signalering via de e-mail door dat er een factuur klaarstaat voor beoordeling. Gemiddeld zijn facturen binnen één week na binnenkomst beoordeeld en klaar voor betaling in het financiële pakket.
Gebruiksvriendelijk systeem
Klaas den Boer, Controller, vertelt over zijn ervaring met Elari: "Elari is een heel gebruiksvriendelijk systeem om het factuurproces te automatiseren. De acceptatie bij de gebruikers is erg goed. Dat komt doordat het systeem logisch in elkaar zit; Elari is makkelijk te gebruiken zonder veel uitleg."
Benieuwd wat Elari voor jouw organisatie kan betekenen?
Benieuwd of Elari Factuurverwerking ook jouw organisatie kan helpen de doorlooptijd van facturen te verkorten? We laten de kracht van Elari graag live zien tijdens een online demo. Lees meer op de Factuurverwerking-pagina. Spreken we je binnenkort?
