Buurtzorg beheert 800 slimme betaalpassen voor medewerkers met één FTE

Buurtzorg is een avontuurlijke zorgorganisatie die sinds 2006 het voorbeeld geeft in het aanbieden van zorg via zelfsturende zorgteams. Ze zijn sterk in het leveren van wijkverpleging op diverse locaties. Daarbij bepalen de zorgteams zelf hun aanpak en hoe ze hun budgetten besteden.

Wat de werkwijze van Buurtzorg bijzonder maakt, is het ontbreken van strikte hiërarchie die de zorgteams dicteert. Hoewel er natuurlijk een coach of coördinator beschikbaar is voor vragen, hebben de zorgmedewerkers de ruimte om zelfstandig te opereren. Deze autonomie heeft zich succesvol bewezen in de werkomgeving van Buurtzorg. Dat brengt natuurlijk wel een extra complexiteit met zich mee voor het implementeren van uitgavenbeheersoftware. Gelukkig vormt de organisatiestructuur geen probleem bij het implementeren van Elari.

Handmatige pasboekjes, contant geld en kasverschillen

"Voordat we met Elari Cards werkten, hadden we handmatige pasboekjes," vertelt administratief medewerker Judith. "Zorgmedewerkers moesten via hun eigen naam een rekening openen bij de bank voor hun team. Of ze vroegen geld aan op hun privérekening, zodat dit gepind kon worden om contant geld beschikbaar te hebben op locaties. Daarmee kon het hele team dan uitgaven doen wanneer nodig. Dat leverde veel rompslomp en kasverschillen op. De bonnetjes raakten geregeld zoek en er was veel onduidelijkheid over waar kosten precies voor waren gemaakt. Met Elari is dit proces een stuk prettiger. Het scheelt een hoop werk."

Administratief medewerker Brigitte had toevallig bij haar vorige werkgever al gewerkt met betaalpassen voor medewerkers. "Dat proces en de inrichting van het systeem waren helaas erg omslachtig. De medewerkers waren zelf niet verantwoordelijk voor de boekingen en bonnetjes. Alles werd centraal op kantoor gecontroleerd en geboekt. De bonnetjes waren toen de helft van de tijd zoek en er heerste een 'het zal wel goed zijn'-mentaliteit. Dat kwam op mij een stuk foutgevoeliger over dan hoe we nu met Elari bij Buurtzorg werken. Onze werkwijze is makkelijker en efficiënter."

Zorgmedewerkers kiezen liever Elari Cards dan declareren

De zorgmedewerkers bij Buurtzorg zijn zelfs zó positief over de slimme betaalpassen, dat ze elkaar aansteken. Brigitte: "Sommige medewerkers declareren hun uitgaven nog. Zij kunnen niet wachten om aan de slag te gaan met Elari Cards. Ze nemen zelf het initiatief om die bij ons aan te vragen."

Judith vult aan: "Ondertussen werken onze zorgteams met de slimme betaalpassen en breiden we uit naar het voorzien van coördinatoren. Maar we hanteren niet alleen passen per team: ook per persoon of per locatie, net wat uitkomt. Onze werkwijze is organisch zo gegroeid, omdat het werkbaar is op deze manier."

Gebruiksvriendelijk en cashless proces met slimme betaalpassen

Werken met Elari heeft voor zorgmedewerkers op locatie diverse voordelen. "Medewerkers maken nu een foto van het bonnetje. Die uploaden ze en klaar," vertelt Judith. "Alles dat ze hebben uitgegeven, staat netjes in het pasboek. Bonnetjes raken niet meer kwijt en de uitgaven zijn altijd inzichtelijk. Het is een gebruiksvriendelijker proces en belastingtechnisch ook prettiger. Dankzij Elari kunnen we zelfs cashless werken. Kasverschillen zijn hiermee verleden tijd." Daarnaast is het werken met Elari voor de administratie ook prettig. "De teams vullen alles zelf in, dus het is voor ons een kwestie van controleren of ze het juiste hebben geboekt. Dat werkt hartstikke goed."

Brigitte: "Soms raakt er wel eens een pas kwijt, maar dat gebeurt gewoon. Elari Cards zijn gelukkig snel te blokkeren en te vervangen. Wij ondersteunen de medewerkers bij het opnieuw inrichten van de Elari App en dan kunnen ze weer door. Ik zeg altijd 'jullie zijn beter aan het bed dan achter de computer'. Het is voor ons geen probleem om te ondersteunen met technische vraagstukken. Soms is het een kwestie van over een knop heen kijken of het updaten van de app. Ingewikkeld is het vaak niet."

"Elari en betaalpassen sluiten perfect aan op de werkwijze die we bij Buurtzorg hanteren."

Judith, Administratief medewerker

Flexibele software, slimme betaalpassen en vertrouwen

Judith: "Elari heeft enorm veel werkdruk weggehaald dankzij automatisering. Inmiddels werken 800 entiteiten met een pas (personen, teams en locaties). Dit kan ik in mijn eentje beheren, met Brigitte als back-up. Dat illustreert wel hoeveel gebruiksgemak Elari oplevert. De combinatie van flexibele software en werkprocessen op basis van vertrouwen, werkt top. Elari en betaalpassen sluiten perfect aan op de werkwijze die we bij Buurtzorg hanteren."

Buurtzorg-tip: focus op uitzonderingen

"Buurtzorg werkt op basis van vertrouwen, niet op controle tot in de puntjes. Dat scheelt veel werk en het zorgt voor een prettige werksfeer," legt Judith uit. "Stel je voor dat je constant per team zou moeten controleren of ze altijd alleen maar dingen aanschaffen die ze écht nodig hebben en ook nog voor de juiste prijs. Het is geen doen om dat voor ieder kaasblokje na te lopen. Aan zoveel rompslomp doen we niet." Tip van Judith dus: focus je op uitzonderingen en afwijkingen. "Dankzij Elari hebben we hier goed zicht op."

Elari Cards voor jouw zelfsturende zorgteams

Benieuwd of Elari en slimme betaalpassen ook aansluiten op de werkwijze van jouw zorgorganisatie? We gaan graag met je in gesprek tijdens een online demo. Dan kunnen we de kracht van Elari live bewijzen. Spreken we je binnenkort?