Dit is geen uitzondering. Het is de dagelijkse realiteit in veel zorgorganisaties. En het kost iedereen meer dan het lijkt.
Voorschieten kost meer dan geld
Zorgmedewerkers werken in een omgeving waar kleine aankopen aan de orde van de dag zijn. Boodschappen voor een bewoner, een uitje met de dagbestedingsgroep, een noodaankoop op locatie. Gemiddeld gaat het om tientallen transacties per week, verspreid over meerdere locaties.
Het declaratieproces dat daarna volgt, vraagt tijd van medewerkers die die tijd eigenlijk niet hebben. Ze zijn er voor hun cliënten, niet voor bonnetjes. En Finance loopt achter de feiten aan: het overzicht is altijd een paar weken oud, nooit volledig en moeilijk te verantwoorden richting toezichthouders.
Het resultaat is een systeem dat niemand prettig vindt, maar dat vanzelfsprekend is geworden.
Betaalpassen als standaard, declareren als uitzondering
Steeds meer zorginstellingen stappen over op een ander model: medewerkers betalen met een zakelijke betaalpas, verantwoorden de uitgave direct via een app, en Finance heeft realtime inzicht over alle locaties.
ASVZ, een gehandicaptenzorgorganisatie met 6.500 cliënten en meer dan 500 locaties, werkt nu volledig cashless. Medewerkers betalen met een persoonlijke pas en maken ter plekke een foto van het bonnetje. "Heel vaak is het met nieuwe systemen: 'we moeten ermee werken'. En in dit geval werd er vaak gezegd: 'we mogen ermee werken'. Dat is een heel goed compliment", zegt Marcel Lankhaar, Manager Finance & Control.
Buurtzorg beheert 800 passen en entiteiten met één FTE op de administratie. Kasverschillen behoren tot het verleden. Zorgbalans migreerde 200 passen binnen twee maanden, met volledig inzicht per locatie en fiscale transparantie waarmee de Belastingdienst akkoord ging.
Benieuwd hoe andere zorginstellingen de overstap maakten? Bekijk de klantcases.
Wat het voor Finance verandert
Finance hoeft niet meer te wachten op bonnetjesstapels. Limieten per pas, per team of per locatie zorgen voor controle aan de voorkant. Afwijkingen zijn direct zichtbaar. De jaarlijkse accountantscontrole wordt een stuk minder arbeidsintensief omdat alles digitaal en traceerbaar is.
Voor zorginstellingen die publieke middelen verantwoorden richting zorgkantoren of toezichthouders, is dat geen luxe. Het is een vereiste.
Meer tijd voor de cliënt
Het sterkste argument voor betaalpassen in de zorg is niet de tijdsbesparing voor Finance. Het is de tijd die zorgmedewerkers terugkrijgen. Tijd die ze niet besteden aan formulieren, maar aan de mensen voor wie ze het werk doen.
Prisma zag dat medewerkers uitgaven voortaan ter plekke verantwoorden. "Omdat zorgmedewerkers uitgaven ter plekke verantwoorden, gaat het proces veel sneller. Juist omdat het zo eenvoudig en snel kan, stellen medewerkers het verantwoorden geen weken meer uit."
Dat is wat een betaalpas doet in de zorg. Geen stapel bonnetjes aan het eind van de week. Geen privérekening die fungeert als teamkas. Gewoon betalen, foto maken en doorgaan.
Wil je weten hoe betaalpassen werken in jouw organisatie? Bekijk Elari Cards en plan een vrijblijvend gesprek in.
