Kan ik contant geld volledig uit mijn organisatie bannen?

De 4 voordelen van cashless werken

1. Het voordeel van uitgaven met een bankpas is dat je alleen dagelijks de dagafschriften op de administratie hoeft in te lezen.
2. Medewerkers hoeven hierdoor alleen uitgaven te verantwoorden die ze daadwerkelijk hebben gedaan.
3. Omdat verantwoorden vaak geen kerntaak is, is het belangrijk om dit zo eenvoudig mogelijk te maken.
4. Naast de nauwkeurige registratie bieden deze oplossingen ook de mogelijkheid om iemand mee te laten kijken. Dit '4 ogen principe' is een laatste check voordat de gegevens worden verwerkt in het financiële pakket.

Volledig cashless werken

Naast systemen die de mogelijkheid geven voor een zorgvuldige registratie van contant geld of uitgaven met de bankpas, zijn er alternatieven om volledig cashless te werken. Inderdaad: geen contant geld meer! Dit kan in de vorm van prepaid betaalpassen die kunnen worden voorzien van een saldo. Het resultaat hiervan is dat medewerkers alleen het bedrag dat op de kaart staat kunnen uitgeven. Is het bedrag niet toereikend? Dan kun je de pas realtime opladen. Medewerkers lopen dus niet meer met grote hoeveelheden geld over straat.

De uitgaven van medewerkers zijn op deze manier ook realtime inzichtelijk. Zo hoef je niet meer te wachten op de gegevens die de kasbeheerder verstrekt. Daarnaast is deze manier van werken nauwkeuriger doordat niemand handmatig formulieren hoeft in te vullen en in te voeren. Alle transacties staan direct in het systeem.

Het gebruik van prepaid betaalpassen is een trend in de zorg, waar de passen vaak worden gebruikt door zelfsturende teams. Ook worden deze passen gebruikt voor cliënten die met geld om moeten leren gaan. De prepaidpas kan worden voorzien van kleine bedragen; raakt de cliënt de pas kwijt, dan is deze direct te blokkeren en gaat er geen geld verloren. Naast zorgorganisaties maken onderwijsinstellingen ook steeds vaker gebruik van deze passen, ook hier dient de prepaidpas ter vervanging van het contant geld op decentrale locaties.

Contant geld uitbannen is niet voor elke organisatie een noodzaak, maar het is zeker mogelijk. Bovenstaande voorbeelden tonen aan dat er veel voordeel te halen valt uit de overstap naar systemen waarbij contant geld niet meer nodig is.

Cashless werken met Elari Cards

Een van de manieren om contant geld uit te bannen, is door aan de slag te gaan met Elari Cards. Dat zijn slimme prepaid betaalpassen voor medewerkers die naadloos geïntegreerd zijn met Elari. We zetten hier graag wat voordelen op een rijtje:

1. Doordat de organisatie het proces vooraf inricht, ontstaat er meer vrijheid en gemak voor medewerkers. Daarnaast heeft de administratie realtime inzicht, overzicht en controle. Zo maak je een einde aan administratieve rompslomp.
2. De organisatie heeft constant realtime inzicht in uitgaven. Alle cash-, pin- en online betalingen staan in één overzicht, groot en klein.
3. Aan de achterkant klopt alles, zodat medewerkers aan de voorkant niet geconfronteerd worden met ingewikkelde administratieve processen. De software is gebruiksvriendelijk en intuïtief voor iedereen.
4. Minder handmatige handelingen betekent een minder foutgevoelig en fraudegevoelig proces.
5. Medewerkers houden tijd over die ze kunnen besteden aan kerntaken.
6. Nooit meer geld voorschieten betekent meer gemak voor de medewerker en meer controle voor de organisatie.
7. Besparing op bankkosten, omdat je maar één bankrekening nodig hebt.
8. Hogere medewerkerstevredenheid.

Benieuwd hoe organisaties omgaan met contant geld en Elari?

• Stadsschouwburg Utrecht: "We willen zo min mogelijk kasverkeer en digitaliseren zoveel mogelijk."
• Onderwijsorganisatie OOZ: "We sturen zoveel mogelijk op het gebruik van betaalpassen, maar we kunnen er niet omheen dat op sommige scholen omgaan met contant geld onderdeel van het lesprogramma is."
• Estivant Vakanties: "In Zuid-Europa kun je bijvoorbeeld niet zonder contante betalingen. De verkoper naast de bananenboot zal geen optie hebben om even te pinnen."
• Voor zorgorganisatie Buurtzorg is het gelukkig wél haalbaar om cashless te werken. "Dankzij Elari zijn kasverschillen verleden tijd."

Ook installatiebedrijven, kinderopvanglocaties, organisaties uit diverse andere branches en zelfs Team | Visma Lease a Bike werken tevreden met Elari Cards. Lees verder in hun succesverhalen.