Overstappen op een nieuwe werkwijze is een grote verandering die impact heeft op de hele organisatie. Dan wil je zeker weten dat je de juiste keuze maakt, het liefst vóórdat je software aanschaft die weliswaar behulpzaam is, maar ook een onverwachte kosten- en lastpost blijkt te zijn.
Wat is een ERP-systeem?
Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) verbindt en automatiseert diverse bedrijfsprocessen. Dat kan op het gebied van spend, maar ERP's zijn breed inzetbaar. De kern: data staat centraal opgeslagen en overal digitaal bereikbaar, en processen worden geautomatiseerd. Met een ERP-systeem kun je onder andere:
- Rapportages opvragen
- Gegevens centraal beheren
- Een uniforme werkwijze implementeren
- Automatiseren
ERP's zijn aantrekkelijk omdat ze volledig uit maatwerk bestaan, waardoor ze naadloos aansluiten op de huidige werkwijze van een organisatie. Voor wie ervan overtuigd is de optimale workflows al te hebben bereikt, kan een ERP-systeem een logische keuze zijn. Dat maatwerk heeft ook een keerzijde, daar gaan we hieronder op in.
Wat zijn de nadelen van een ERP-systeem?
Het aanschaffen van een ERP-systeem is een beetje als het kopen van een huis, waarbij je eigenlijk alleen een geraamte krijgt: een standaardtemplate waar je zelf alle maatwerk-bouwstenen in moet passen. De inrichting doe je zelf of besteed je uit, en je werkt vaak met minder actuele techniek. Concreet betekent dit:
- Weerstand tegen verandering: een nieuwe werkwijze die niet gebruiksvriendelijk of intuïtief aanvoelt, roept al snel weerstand op bij medewerkers.
- Intensieve, tijdrovende implementatie: hoe meer maatwerk, hoe duurder en langduriger de implementatie. Elke maand vertraging is een maand gemiste efficiëntiewinst.
- Duur bij afwijking van standaardtemplates: kies je voor een volledig op maat gemaakte omgeving, dan kost dat vaak meer tijd en geld dan vooraf verwacht.
- Kinderziektes: een op-maat-gemaakte oplossing is vaak de eerste in zijn soort, waardoor er nog geen ruimte is geweest om opstartproblemen eruit te halen.
- Onbeproefde training: ook de training is nieuw, dus pas in de praktijk blijkt of medewerkers alles goed begrepen hebben. Aanvullende ondersteuning kan dan tot onvoorziene kosten leiden.
- Beperkte koppelmogelijkheden: maatwerk kan betekenen dat koppelen met bepaalde financiële systemen niet mogelijk is. Stap je later over naar een ander systeem, dan moet je mogelijk op zoek naar een geheel nieuwe oplossing.
- Lastig te bepalen of het de investering waard is: met onvoorziene kosten (zoals onderhoud) is vooraf moeilijk in te schatten of een nieuwe werkwijze zich terugbetaalt.
- Verplicht meegaan in updates: omdat je alle software van één leverancier afneemt, heb je na implementatie weinig controle meer. Updates kunnen bovendien conflicteren met je maatwerkinrichting.
- Onvoorziene kosten: naast het abonnement en de bekende implementatie-, trainings- en onderhoudskosten kost het beheer van een ERP-systeem vaak extra fte's, plus kosten bij elke wijziging, update of aanvullende tooling.
Wat zijn de voordelen van Elari ten opzichte van een ERP-systeem?
Alles wat hierboven bij een ERP-systeem kan, kan ook binnen Elari, en meer:
- Alle processen op één plek: richt werkprocessen in voor Factuurverwerking, Inkoop, Contractmanagement en Declareren, en werk met Elari Cards voor medewerkers.
- Volledig automatisch purchase-to-pay: automatiseer het complete Purchase-to-Pay-proces, zodat facturen touchless worden verwerkt.
- Diepgaand inzicht: rapportages opvragen en exporteren is geen probleem, en met Spend Analytics duik je echt de data in.
- 100% cloud-based: Elari is overal online toegankelijk, zonder receiver of plug-in. Dat scheelt gebruiksgemak, kosten en onderhoud, en maakt ook thuiswerken eenvoudig te realiseren.
- Standaard mét maatwerk: je werkt met een standaardoplossing én maatwerkinrichting, gebaseerd op jarenlange ervaring en specialistische expertise. Een aparte maatwerkoplossing is dus niet nodig.
- Koppelen met je bestaande systemen: we koppelen met diverse boekhoudprogramma's, zoals Visma.net Financials, Accountview en de basispakketten van Exact en AFAS.
Kortom, werken met Elari betekent:
- Volledig cloud-based software die thuiswerken eenvoudig maakt
- Een gebruiksvriendelijk en intuïtief systeem, ook voor medewerkers zonder administratieve kennis
- Een gestandaardiseerd systeem met maatwerkinrichting, dat naadloos aansluit op de behoeften van jouw organisatie
- Prettige ondersteuning: Elari Consultants denken mee, terwijl jij de regie behoudt
- Eén systeem onderhouden in plaats van losse tools zoals scan-en-herken, betalingstooling en slimme betaalpassen, want dat zit bij Elari al ingebouwd
- Geen verborgen kosten
Ben je overtuigd van de kracht van Elari?
Vraag een online demo aan en ga met ons in gesprek over de specifieke behoeften van jouw organisatie. Benieuwd naar de ervaringen van andere klanten? Bekijk onze succesverhalen, waarin ze hun eigen resultaten delen.
.svg)
.webp)
