Een efficiënt purchase to pay proces in 3 fases

Het purchase to pay proces in Elari: 3 fases

Het purchase to pay proces (P2P) bestaat in Elari uit Inkoop, Factuurverwerking, Contractmanagement en diverse bonus functionaliteiten, zoals een real-time geavanceerde webshopkoppeling. Apart en als geheel hebben ze namelijk een bijzondere meerwaarde: een touchless factuurverwerkingsproces, waarbij het grootste deel van het werk automatisch gebeurt.

Fase 1: een efficiënt inkoopproces in 4 stappen

Het purchase to pay proces begint bij inkoop. Een optimaal ingericht inkoopproces bevat uiteraard OCI-webshopkoppelingen en automatische workflows, zodat een aanvraag zichzelf grotendeels door de organisatie beweegt:

1. Een medewerker vult de winkelwagen via een OCI-koppeling en stelt de aanvraag eenvoudig samen
2. Via een automatische workflow op basis van een gedefinieerd procuratieschema gaat deze aanvraag vanzelf naar de juiste budgethouder
3. De budgethouder geeft goedkeuring en de aanvraag wordt aangemeld als order. Dan pas wordt de bestelling automatisch geplaatst bij de leverancier
4. Wanneer de bestelling ontvangen is, kan de medewerker de order registreren als geleverd, onjuist/retour of geannuleerd. Bij deze laatste twee opties moet er altijd een verklaring worden gegeven. Medewerkers kunnen ook een bijlage toevoegen of een gesprek starten met de 'vraag een mening'-optie. Goederenontvangst is extra eenvoudig via de Elari App

Dan vervolgt het purchase to pay proces via factuurverwerking. Maar! Het is ook mogelijk om het purchase to pay proces te starten met contractmanagement.

Fase 2: een efficiënt contractmanagementproces in 7 stappen

Als je een factuur gaat ontvangen vanuit een contract, begint het purchase to pay proces als volgt:

1. Een medewerker sluit met goedkeuring een contract af
2. Dit contract kan direct vanuit een digitale postbus of met een scan aan Elari worden toegevoegd
3. De medewerker verrijkt het contract met informatie, zoals het type contract en de contracteigenaar
4. De contracteigenaar heeft de mogelijkheid om een contract te bevestigen en/of aan te vullen
5. Het contract wordt automatisch opgeslagen in het digitale archief, zodat het altijd te vinden is
6. Wanneer het contract dreigt te verlopen, krijgt de eigenaar automatisch een melding. Die melding beschrijft wat voor actie er vereist is en voor wanneer die actie uiterlijk uitgevoerd moet worden
7. Leveringen op basis van een contract kunnen ook eenvoudig als ontvangen geregistreerd worden in de Elari App

Net zoals het inkoopproces, vervolgt het contractmanagementproces in factuurverwerking om het purchase to pay proces compleet te maken.

Fase 3: een efficiënt factuurverwerkingsproces in 7 stappen

Hou er rekening mee dat we hier gebruikmaken van een touchless factuurverwerkingsproces: zonder handmatige handelingen! Dat is alleen mogelijk als er een 3-way match wordt behaald.

1. De factuur van een bestelling of contract wordt in de Elari-postbus ontvangen of automatisch naar de postbus doorgestuurd
2. De factuurgegevens worden automatisch door Elari herkend
3. Elari controleert of er een 3-way match kan plaatsvinden: een match tussen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur
4. Is een 3-way match niet mogelijk? Dan controleert Elari of er een 2-way match kan plaatsvinden: zonder geregistreerde levering
5. Is ook dat geen optie? Dan controleert Elari of de factuur gematcht kan worden aan een contractverplichting
6. Als ook dit niet mogelijk is, controleert Elari of de factuur automatisch kan worden verwerkt door standaard boekingsvoorstellen
7. Wordt de factuur nergens mee gematcht? Dan krijgt de medewerker de opdracht om zelf de aanvullende gegevens toe te voegen. Zo voorkom je spookfacturen

Touchless factuurverwerking: het resultaat van alle drie de fases

Bij een 3-way match kan de factuur automatisch worden verwerkt, zonder handmatige handelingen. Er is dan geen extra goedkeuring op de factuur meer nodig, omdat die al gegeven is bij het bestelproces of het afsluiten van een contract. Gegevens waarborg je op deze manier namelijk bij de bron.

Natuurlijk krijg je een melding wanneer er sprake is van afwijkingen en uitzonderingen, zodat facturen nooit "zomaar" automatisch worden verwerkt. Het resultaat: volledig gematchte, gecodeerde en goedgekeurde facturen, klaar voor betaling in het financiële systeem. 

Benieuwd hoe efficiënt jouw purchase to pay proces kan zijn?

Dat bespreken we graag tijdens een online demo! Dan lopen we samen door onze best practices heen en geven we advies op maat. We bewijzen de kracht van Elari purchase to pay graag live. Spreken we je binnenkort?