Je combineert digitale factuurverwerking met je inkoopproces. Niet alleen gaan inkomende facturen automatisch in de juiste volgorde langs budgethouders voor akkoord, ook krijgen budgethouders automatisch een herinnering als dit te lang duurt. Zo heb je met 3 way matching nog extra controle op dit gestroomlijnde proces.
Wat is 3 way matching?
3 way matching is de afstemming tussen de drie belangrijkste momenten in het inkoopproces: de bestelling, de levering en de factuur. Het begint bij het digitaal vastleggen van een bestelorder. Vervolgens wordt de levering geregistreerd en wanneer de factuur binnenkomt kan het systeem op zoek naar een match. De match tussen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur wordt gemaakt. Daarna kan met een gerust hart de factuur betaalbaar worden gesteld.
Wat zijn de voordelen van 3 way matching?
Wanneer je gebruikmaakt van 3 way matching, weet je zeker dat je een kloppende factuur betaalt. Omdat een factuur altijd aan een order gematcht is, ben je ervan verzekerd dat ze overeenkomen. Daarnaast weet je zeker dat de order geleverd is op de manier die jij besteld hebt. De status is namelijk altijd terug te vinden. Verder heb je met 3 way matching nog meer voordelen:
- De controle van facturen is geautomatiseerd. Je hoeft zelf niet handmatig te checken of er een order aan de factuur is voorafgegaan en of de order daadwerkelijk is geleverd. De kans op fouten is veel kleiner.
- Je hoeft alleen de afwijkingen te beoordelen. Stel dat er iets niet klopt aan de factuur in combinatie met de order of levering. Dan zijn dit de enige facturen die de budgethouder dient te beoordelen. Dat scheelt werk, tijd en zorgen.
- Je bespaart tijd bij het verwerken van facturen. Doordat de factuur wordt afgeboekt op een order, kan het systeem bepaalde gegevens overnemen. Deze zijn namelijk al in het bestelproces geregistreerd.
Hoe werkt 3 way matching in Elari?
Alle organisaties die Factuurverwerking en Inkoop gebruiken, kunnen gebruikmaken van 3 way matching binnen Elari. In Inkoop worden de bestelling en de levering geregistreerd. Ontvangstregistratie kan eenvoudig via de Elari App. In Factuurverwerking vindt het matchen plaats nadat de factuur is binnengekomen.
Als de Elari-omgeving goed is ingesteld, hoef je bijna niets meer te doen voor het matchen. In sommige gevallen dien je de match alleen nog maar te controleren. Het proces verloopt verder volledig automatisch.
Hoe kan ik aan de slag met 3 way matching?
Eenvoudig instellen in Elari
Om optimaal gebruik te maken van 3 way matching, richt je Elari in drie stappen goed in:
- Koppel een leverancier aan een crediteur
- Schakel "automatisch" goedkeuren in
- Werk samen met de leverancier, zodat jullie kunnen zorgen dat:
- De factuur duidelijk is (het liefst XML-formaat)
- Het ordernummer duidelijk leesbaar is op de factuur
- De crediteurgegevens duidelijk op de factuur staan
- Het crediteurenbestand op orde is
- Er zoveel mogelijk overeenkomsten tussen de factuur en order zijn
Als je deze drie stappen hebt doorlopen, is Elari optimaal ingericht voor factuurverwerking met zo min mogelijk handmatige handelingen.
Elari 3 way matching in actie zien
Ben jij nog niet helemaal overtuigd van de kracht van Elari? Wil je de software in actie zien? Vraag dan een online demo aan! Die kunnen we volledig afstemmen op de specifieke behoeften van jouw organisatie. Spreken we je binnenkort?
Sneller en foutloos facturen verwerken?
Dat kan door gebruik te maken van 3-way matching! In de Factuurverwerking factsheet lees je meer
