Top-9 Best practices voor werken met Elari Cards

1. Geef iedereen een Elari Card

Als iedere medewerker een eigen slimme betaalpas vanuit de organisatie krijgt, voorkom je dat ze geen uitgaven kunnen doen en stagneert het primaire proces niet. Verder weet de administratie altijd wie welke uitgave doet. Ook leg je de verantwoordelijkheid voor het verantwoorden van uitgaven bij de medewerker zelf. Dat scheelt de administratie werk en is een stuk efficiënter, omdat de medewerker zelf het beste weet wat er precies is gekocht en waarom.

Belangrijk om te weten: bij deze eerste best practice horen twee andere. Als iedere medewerker namelijk een pas heeft, is het handig als die van tevoren is geactiveerd en als iedereen hun eigen pincode kan inzien. Lees verder in de volgende twee alinea's.

2. Geef inzicht in de eigen pincode

Elari Consultant Alexander legt uit: "Iedere medewerker 'in het veld' zou een (geactiveerde) pas, bijbehorend boek en een pincode moeten hebben. Dan kunnen ze gelijk uitgaven doen. Bij voorkeur kunnen medewerkers hun pincode niet alleen inzien, maar ook wijzigen. Als de pincode een keer wordt vergeten, kunnen ze dit zelf oplossen. Dit in plaats van dat de administratie gebeld moet worden."

3. Laat de administratie passen vooraf activeren

Als de administratie betaalpassen vooraf activeert, vereenvoudig je het proces. Dit bespaart tijd voor medewerkers en zorgt voor een efficiënte start.

4. Geef medewerkers toegang tot de Elari App

Daarmee verminder je de werkdruk voor de administratie nóg meer. Door medewerkers toegang te geven tot de app, kunnen ze eenvoudig bonnetjes toevoegen. Ook kunnen ze dan zelf hun uitgaven coderen. Dit vermindert de werkdruk voor de administratie en versnelt het proces van uitgavenverwerking.

"Natuurlijk bepaal je als organisatie zelf hoe je het proces van uitgaven verwerken inricht," gaat Alexander verder. "Voegt de medewerker alleen het bonnetje toe en codeert de administratie? Of leg je de verantwoordelijkheid voor het coderen juist bij de medewerker zelf? De bon moet sowieso in Elari komen te staan; de codering kan je altijd nog wijzigen."

Dit maakt wel dat toegang tot de Elari App praktisch is voor de medewerkers 'in het veld'. Daarmee kunnen ze meteen eenvoudig een foto van een bonnetje toevoegen, als ze nog aan de kassa staan. Zo is de kans groter dat uitgaven meteen worden verantwoord, in plaats van weken later.

Alexander: "Door medewerkers daarnaast zelf hun uitgaven te laten coderen met de Elari App, verminder je de werkdruk voor de administratie. Daarom raden we toegang tot de app voor alle medewerkers aan. Hierbij kun je kiezen:

1. Om alle medewerkers van een werktelefoon te voorzien
2. Om de app op privé-telefoons te laten installeren
3. Om gebruik te maken van gedeelde smart devices op locaties. Denk aan een smartphone of tablet per afdeling of locatie

Je zou zelfs een foto van de bon met een privé-telefoon kunnen maken, deze naar jezelf mailen en het in de webversie uploaden.

Virtuele betaalpassen, Google Pay en Apple Pay

Je kunt er zelfs voor kiezen om helemaal geen gebruik meer te maken van plastic betaalpassen. Wel zo duurzaam! Je kunt namelijk overstappen op virtuele Elari Cards voor online betalingen en in fysieke winkels. Deze passen voeg je eenvoudig aan de Elari App toe en aan je digitale Google Pay of Apple Pay wallet. Zo kunnen medewerkers ook gewoon uitgaven doen voor de organisatie als ze hun portemonnee zijn vergeten.

5. Zorg voor maximale grip op uitgaven van medewerkers

Creëer flexibiliteit door medewerkers te voorzien van een hoog paslimiet (dagelijks maximaal 2500 euro bijvoorbeeld) en een lager boeksaldo. Dit boeksaldo is namelijk leidend. Als een medewerker een incidentele grote uitgave moet doen, is dat mogelijk zodra het boeksaldo wordt opgehoogd. Dan hoeven niet én het paslimiet én het saldo aangepast te worden. Dubbele limitaties zijn niet nodig.

Kunnen medewerkers dan niet altijd grote uitgaven doen? Nee, je kunt namelijk geen geld uitgeven dat je niet hebt. Stel dat jouw eigen bankpas een limiet heeft van 2000 euro per dag, maar je hebt maar 100 euro op je bankrekening staan, dan kun je dus maar 100 euro uitgeven. Datzelfde geldt voor slimme betaalpassen voor medewerkers. Zo heb je dus altijd grip op hoeveel medewerkers kunnen uitgeven en is er toch flexibiliteit voor incidentele uitgaven.

Raakt de pas kwijt? Dan haal je eenvoudig en real-time het beschikbare boeksaldo weg en blokkeer je de pas. Wederom: je kunt geen geld uitgeven dat je niet hebt.

6. Richt je uitgavenprocessen slim in

Hoe doe je dat dan?

1. Standaardiseer zo veel mogelijk. Zorg dat medewerkers met dezelfde rol dezelfde processen volgen
2. Zorg dat medewerkers bij voorkeur maar één kostenplaats zien om uitgaven op te verwerken. Dat houdt het proces voor hen eenvoudig
3. Zorg als administratie dat je weinig kostensoorten hebt. Ook dit houdt het proces voor medewerkers eenvoudig. Zo worden ze niet overweldigd door keuzes
4. Laat de pasgebruiker afsluiten en de pasbeoordelaar de afgesloten periode beoordelen. Dan maak je gebruik van het vierogenprincipe
5. Maak gebruik van collectief coderen en collectief afsluiten om het proces voor de administratie te vereenvoudigen. Anders moet je alle boeken een voor een afgaan om te kijken welke uitgaven er nog open staan
6. Maak gebruik van slimme filters om automatisch te coderen

"Stel je voor, je bent een medewerker en doet een uitgave," vertelt Alexander. "Er is maar één kostenplaats aan jouw pasboek toegevoegd. Als je kosten gaat verwerken, is die meteen ingevuld en hoef je daar niets meer aan te veranderen. Dan kun je uit een paar kostensoorten kiezen, alleen de kostensoorten die daadwerkelijk relevant zijn. De codering is zo geregeld."

7. Werk cashless

Contant geld maakt de administratie onnodig ingewikkeld. Voor een zorg-, non-profit of onderwijsorganisatie kan het vaak niet anders dan toch werken met cash, dus in Elari kan dit natuurlijk gecombineerd worden. Alsnog raden we werken met contant geld af. Als cashless werken haalbaar is binnen jouw bedrijf, onderneem dan actie. We helpen je graag op weg.

8. Tips voor het splitsen van kosten

Hebben medewerkers uitgaven gedaan waarvan de kosten gesplitst moeten worden? Laat de medewerker de foto van de bon dan uploaden via de Elari App. De administratie kan de kosten dan gebruiksvriendelijk coderen via de Elari-webversie.

9. Gebruik slimme betaalpassen veilig

Online betalingen verlopen altijd via extra verificatie in de Elari App. Wel zo veilig! Maak je al gebruik van Elari? Lees dan meer over deze optie in de kennisbank.

Elari Cards veilig gebruiken in het buitenland

Als applicatiebeheerder kun je per Elari Card instellen in welke landen er fysieke uitgaven mogen worden gedaan. Dan gaat het om pintransacties en eventueel geldopnames.

Hou rekening met de volgende vuistregels:

1. Opereert jouw organisatie voornamelijk binnen Nederland? Zorg dan dat je alleen Nederland hebt aangevinkt
2. Is jouw organisatie meer internationaal georiënteerd? Vink dan alle gewenste landen aan
3. Wil je de instellingen voor alle passen wijzigen? Dat kan in één keer in Elari!

Wil je meer weten over het optimaal inrichten van Elari Cards binnen jouw organisatie? Vraag een vrijblijvende demo aan, we denken graag met je mee.