Hoe declareer je bonnetjes met een declaratie-app?

De voordelen van bonnen declareren met een app

Snel en efficiënt proces voor medewerkers

Zoals André van zorgorganisatie Prisma vertelt: "Transacties zijn binnen vijf minuten te verwerken." Dat betekent dat je voorschotten veel sneller teruggestort krijgt dan als het declaratieproces bijvoorbeeld drie weken duurt. Daarnaast hoef je het bonnetje niet te bewaren, omdat je een digitale kopie hebt opgeslagen in het digitale archief.

Overzicht en controle voor de administratie

Declaratiesoftware (zoals een app) helpt het declaratieproces verduidelijken. Niemand hoeft meer heen en weer te bellen om te vragen wat er op een vervaagd en gekreukeld bonnetje stond. Je hoeft ook niet om extra uitleg te vragen. Die toelichting staat namelijk al in de beschrijving, altijd gekoppeld aan het bijbehorende bonnetje.

Declareren met een declaratie-app in de praktijk

Stel je voor: aan de kassa open je de declaratie-app. Je logt in met een pincode of vingerafdruk en bekijkt het welkomstscherm. Links staat meteen een plusje om een declaratie te maken. Je kiest of je een declaratie wilt indienen met een bon of met een rit (voor het declareren van reiskosten).

Nadat je op 'bon' hebt geklikt, kun je meerdere bijlagen toevoegen vanuit je album of via je camera. Binnen een minuut kun je dus direct naast de kassa een foto van de bon uploaden. De software herkent je bon op de foto en snijdt deze netjes uit, zodat het goed leesbaar is. Daarna herkent de software data zoals het totaalbedrag en worden deze gegevens automatisch voor je ingevuld. Je voegt een omschrijving toe en slaat de declaratie op, klaar voor verzending.

Bonnen declareren met de Elari App

De Elari App is geen specifieke declaratie-app, maar je kunt er wel declaraties mee indienen. Daarnaast bevat de app software voor factuurverwerking en inkoop. Daarover lees je meer in de Elari App-blog.

“Kosten verantwoorden in Elari is twee minuten werk. Zo bespaar ik tijd die ik kan besteden aan het helpen van de deelnemers.”

Jouke

Groepsbegeleider bij Leger des Heils

Lees in dit succesverhaal hoe Jouke en de andere medewerkers van Leger des Heils werken met slimme betaalpassen.

Bonnen declareren met een alternatieve declaratie-app

Met de meeste declaratie-apps kun je:

• Een foto van een bon of factuur uploaden
• Een declaratie indienen
• Een declaratie beoordelen
• Bestanden automatisch opslaan in een digitaal archief
• De betaling laten plaatsvinden via een integratie met financiële software

Dan mis je nog diverse mogelijkheden die Elari wel biedt:

• Automatische workflows, zodat declaraties altijd bij de juiste persoon terechtkomen
• Automatische boekingsvoorstellen
• Kilometervergoedingen die automatisch uitgerekend worden
• De combinatie van Elari webversie mét geïntegreerde app, zodat je mobiel blijft
• Opties voor data-analyse, zodat je het declaratieproces kunt blijven optimaliseren
• Mogelijkheden om rollen, rechten en functieprofielen in te richten
• Eenvoudig zoeken in je digitale archief dankzij slimme zoekfuncties
• Je declaratieproces combineren met slimme betaalpassen voor medewerkers

Wat is de beste app voor bonnen declareren?

10 redenen om voor de Elari App te kiezen

Wat de beste app voor bonnen declareren is, verschilt per organisatie. Het hangt af van wat je belangrijk vindt. Met de Elari App kun je:

1. Papierloos declaraties verwerken
2. Declaraties via bonnen én reiskostenvergoedingen verwerken in één omgeving
3. Gebruiksvriendelijke software gebruiken, ook zonder financiële of administratieve kennis
4. Werken met real-time software die je altijd het meest actuele overzicht geeft
5. Koppelen met diverse boekhoudprogramma's
6. (Uiteindelijk) grip krijgen op het volledige purchase to pay-proces
7. Gebruikmaken van specialistische, geïntegreerde spend analytics software
8. Werken met 100% cloud-based software, zodat alle documentatie digitaal is opgeslagen
9. Declaraties altijd bij de juiste persoon laten aankomen via automatische workflows
10. Snel declaraties terugbetaald krijgen

Dit én meer kan de Elari App je bieden.

Meer weten over de Elari App?

In deze Elari App-blog lees je meer over wat de app allemaal kan. We laten je ook graag de kracht van de software zien via een gratis, vrijblijvende demo. Jij kiest zelf een moment waarop het jou uitkomt. Spreken we je binnenkort?

Meer weten over Elari Expense?

Elari Expense is een unieke combinatie van slimme betaalpassen en declaratiesoftware. Betaalpassen als het kan, declareren als het moet. Zo voorzie je medewerkers van betaalgemak en ben je toch op uitzonderingen voorbereid. Denk aan urenverantwoordingen en reiskostenvergoedingen. Lees meer op de Elari Expense-pagina.