Efficiënt werken, met de Elari App

Wat vind je in deze blog over de Elari App?

• De administratie in je broekzak
• Wat kan ik allemaal met de Elari App?
• Is de Elari App iets voor mij?
• Hoe kan ik aan de slag met de Elari App?
• Veelgestelde vragen

De administratie in je broekzak

Werken op een desktop is voor veel administratieve handelingen prettig: je hebt de ruimte van één of meer grote schermen. Daar staat tegenover dat je aan een vaste plek gebonden bent. Een smartphone geeft je juist de vrijheid om overal je taken uit te voeren, en dat levert veel efficiëntie op zodra je administratieve handelingen ook in de Elari App kunt doen.

We zijn steeds meer bezig met onze smartphone, privé en zakelijk. Sommige dingen gaan nou eenmaal makkelijker op een telefoon. Stel: je bent bij de kassa boodschappen voor een cliënt of een lunch met een klant aan het afrekenen. Hoe eenvoudig is het om die kosten direct te verantwoorden door een foto van het bonnetje te maken? Je hoeft het bonnetje niet meer te bewaren, je vergeet je declaratie niet in te dienen en je bent er veel minder tijd aan kwijt.

Wat kan ik allemaal met de Elari App?

In de Elari App vind je de volgende modules:

• Factuurverwerking
• Inkoop
• Declareren
• Kas & Pas (Elari Cards)

Contractmanagement en Spend Analytics zijn vooral bedoeld voor beheerders en analisten, en zijn daarom (nog) niet beschikbaar in de app. De app is namelijk gericht op eindgebruikers: medewerkers die onderweg snel iets willen goedkeuren, declareren of betalen.

Medewerkers kunnen met de Elari App bijvoorbeeld...

Facturen beoordelen via factuurverwerkingssoftware

Wanneer medewerkers bestellingen doen, kun je de factuur van die bestelling inzien, zowel in de webversie als op bijvoorbeeld een telefoon of gedeelde tablet. Dan kun je het met een paar klikken controleren en goedkeuren. In de app zijn alleen facturen waarbij je een actie moet uitvoeren voor jou zichtbaar. Zo blijft het overzicht duidelijk, zelfs op een kleiner scherm. Lees meer over Elari factuurverwerkingssoftware.

Inkooporders beoordelen via inkoopsoftware

Een deel van het inkoopproces kan worden afgehandeld in de app. Zo kunnen hier bestellingen worden beoordeeld en kunnen medewerkers die de bestellingen binnenkrijgen deze in de Elari App registreren als 'ontvangen'. Een medewerker kan dus bij de deur naast een ontvangen pakket direct een foto maken van de pakbon om deze toe te voegen aan de order en deze registreren als geleverd. Lees meer over Elari inkoopsoftware.

Declaraties indienen en beoordelen via het geïntegreerde declaratiesysteem

Je kunt aankopen declareren met Elari declaratiesoftware. Vanuit de app kun je bijvoorbeeld gemakkelijk een foto van een bon maken en de declaratie versturen.

Aankopen doen met Elari Cards: slimme betaalpassen

Als je gebruikmaakt van de Elari-module Kas & Pas, zie je gedane uitgaven met jouw Elari Card real-time terug in de desktopversie en de app. Deze uitgaven kun je in de app direct verantwoorden (wederom bijvoorbeeld met een foto van een bon).

Daarnaast kun je in Elari een periode afsluiten en een kastelling doen in de app.

Virtuele passen, Google Pay en Apple Pay gebruiken

Naast fysieke Elari Cards, bieden we ook de optie voor een virtuele pas die je eenvoudig aan de Elari App toevoegt. Zo kun je alle gegevens inzien en de pas online en in fysieke winkels gebruiken. Uiteraard kun je die pas ook aan Google Pay en Apple Pay toevoegen.

Reiskostenvergoeding

Met Elari declaratiesoftware wordt reiskostenvergoeding automatisch berekend, net als de onkostendeclaratie met een bon. Je voert de vertreklocatie en de plaats van bestemming in en de app rekent automatisch uit hoeveel kilometer er vergoed zal worden. Verder wordt de datum automatisch ingevuld en hoef je alleen een omschrijving van de kosten in te vullen.

Reiskostenvergoedingen aanvragen wordt nog makkelijker met het adresboek dat medewerkers zelf kunnen bijhouden. Zo kun je veelbezochte plaatsen meteen aanklikken in plaats van dat het hele adres ingetypt hoeft te worden.

Kortom: declaraties liggen in een paar simpele stappen bij de juiste leidinggevende.

Is de Elari App iets voor mij?

Voor deze vraag geven we het woord graag aan onze klanten.

"Heel fijn dat ik niet meer hoef in te loggen via de computer. Bij elke uitgave die ik doe, maak ik een foto van het bonnetje en kan hij daarna de prullenbak in. Mijn portemonnee is behoorlijk afgevallen nu er geen bonnenverzameling meer in zit." – Francien Bastiaanse, destijds controller bij Sensire.

"Zelfs wanneer medewerkers geen telefoon van Prisma hebben, verkiezen ze altijd het installeren van de app boven de dikke portemonnee vol met bonnetjes." – André Koolwijk, teamleider financiële administratie bij Prisma.

"Dankzij de Elari App is het makkelijk om mijn uitgaven meteen te verantwoorden, zodra ik ze gedaan heb. Dat is voor de kasbeheerder ook fijn. Anders moet diegene nog een keer bellen om te vragen of ik het nog even wil invoeren." – Sylvia, begeleider bij zorgorganisatie ASVZ.

Sylvia vertelt verder: "Als ik boodschappen gedaan heb, open ik de app en maak ik een foto van de bon. De app geeft dan gelijk aan om welke supermarkt het gaat. Je kunt meteen invoeren welke kosten je hebt gemaakt. Supersimpel en ook geen gedoe meer met bonnen, want alles staat gelijk in Elari. Bonnen hoeven we dus niet meer te bewaren. In ons geval schrijf je boodschappen voor verkoop in en de kostenplaats staat er al in, het pasnummer ook. Dan druk je op 'goed' en is je uitgave verwerkt."

Hoe kan ik aan de slag met de Elari App?

Gebruikers met een iPhone kunnen de app in de App Store downloaden en gebruikers met Android kunnen de app in de Google Play Store downloaden.

Veelgestelde vragen

Welke modules zijn beschikbaar in de Elari App?

Factuurverwerking, Inkoop, Declareren en Kas & Pas (Elari Cards). Contractmanagement en Spend Analytics zijn niet beschikbaar in de app, omdat deze meer gericht zijn op beheerders en analisten dan op dagelijkse gebruikers.

Op welke apparaten werkt de Elari App?

De app is beschikbaar voor iPhone (via de App Store) en Android-toestellen (via de Google Play Store).

Kan ik met de Elari App ook online betalen?

Ja, je kunt een virtuele Elari Card toevoegen aan de app en deze ook koppelen aan Google Pay of Apple Pay.